公司合同管理办法

公司合同管理办法

1目地 标准企业集团合同书管理流程，确立工作职责，定义管理方法方面，预防运营风险，提升管理效能。 2 应用领域 本管理制度适用企业集团总部、子公司和别的直属机构。企业集团国有独资、子公司根据法定条件实行。 3 界定 3.1所在单位：专指企业集团隶属各国有独资公司、别的直属机构，及其按照法定条件理应实行本规章制度的企业集团控股公司。 3.2合同书：就是指除劳动合同外，企业集团以及国有独资、控投组员公司以及其他直属机构与平等主体的普通合伙人、法人代表和其他机构中间,及其集团公司内各平等主体间开设、变动、停止民事诉讼权利义务关系的合同。 3.3采购管理：就是指对合同书项目立项、意愿触碰、资信评估调研、商务沟通、合同文本拟订、核查会签、签名、备案审核、执行、变动、中断、消除、纠纷处理、立卷归档等整个过程的管理方法。 4管理机制、组织结构与相关规定 4.1 采购管理推行等级分类属地管理与不足的集中控制系统紧密结合的管 -2- 理体系，实际组织结构包含： 4.1.1 所在单位以下合同书，如果是归属于企业集团直接管理的新项目，由企业集团有关业务主管部门审批允许后才可签署；非归属于企业集团直接管理的新项目，及其别的归属于企业集团受权子公司或别的接管单位管理的新项目，须经具备相对应管理员权限的企业集团子公司或别的接管企业审批允许后签署，并由审查或立即申请办理企业报企业集团办理备案。在其中，需由企业集团提供担保的项目合同，理应经企业集团审批允许后签署： 4.1.1.1 新能源项目吸引外资合同书。 4.1.1.2 项目投资、借（贷）款以及他股权融资、企业财产保险、资产转让、售卖、回收、租赁合同（房子租赁合同以外）。 4.1.1.3 企业集团接管所在单位的购售电合同书、投运生产调度协议书、发电厂经营、发电机组维修合同书。 4.1.1.4 公司合并、企业兼并、合作经营合同书，及其担保合同。 4.1.1.5 限额以上的买卖合同。 4.1.1.6企业集团或具备管理员权限的所在单位觉得必须审批或办理备案的其它合同。 4.1.2 企业集团总部各种合同书，及其所在单位除4.1.1要求范畴之外的其它合同书，由企业集团及所在单位各自按本办法有关企业内部结构采购管理的相关规定，自主申请办理。 4.1.3 企业集团控股公司，对4.1.1要求事宜，按《公司法》 -3- 及企业章程要求的股东表决权及程序流程申请办理。 4.2 管理规定 4.2.1签署合同，除即时清结外，都需要采取书面通知。 4.2.2 企业集团总部及所在单位法务工作机构或是律师顾问所属的信息化管理单位，为合同书归口管理部门。 4.2.3 必须以企业集团或是所在单位为名签订各种各样具备履行合同特性的协议书、文档的单位，为合同书筹办单位。筹办单位应根据合同新项目必须特定承办人，调离、借用人员不可被选定为承办人。 4.2.4财务审计、监管部门依其岗位职责对合同生效、执行、变动、消除整个过程开展财务审计、监督。 4.2.5合同签订以前理应经会计、财务审计、归口管理部门，及其合同书新项目所涉及到的有关业务流程管理单位核查会签。有关业务流程管理单位范畴，由主办单位依据工程所涉及到的方案、属地管理、综合事务、工作、人事部门、安全性、技术性、生产制造、基本建设、股份、销售市场、国际交流等难题明确。 4.2.6 采购管理推行筹办单位责任制与核查会签负责制紧密结合的责任制度。 4.2.6.1合同书筹办单位对合同生效、执行和实施的整个过程全方位承担，合同书承办人为直接责任人。 4.2.6.2 核查会签单位依据本岗位工作职责及本办法的要求，对合同书新项目中理应明确提出有关意见而未提到的，理应承当相对应的义务。 -4- 4.2.7 企业集团及所在单位内部结构的部(处、科、室)等工作部门一律不得以自身的委托人对外开放签署合同或是其他具备履行合同特性的一切书面形式文档；具备企业营业执照的子公司以自己的委托人对外开放签署合同，理应具备企业集团的委托。 4.2.8 法人代表不亲身签定而受权委托代理人签订合同，理应按《企业集团法人代表委托管理方法办法》的要求，申请办理受权委托书。 4.2.9合同书筹办单位和合同书归口管理部门理应各自创建合同书台账，推行履行合同追踪统计报告负责制。 4.2.10 在合同的订立、执行中，对有以下情形之一，且出现很大危害或不良后果的，由监管部门依照有关规定开展依法查处，并会与人力资源部追责企业（单位）责任人和直接责任人的义务。涉刑的，转交司法部门解决： 4.2.10.1 不按本办法要求签署、合同履行的。 4.2.10.2 订有重要缺点或合同无效的。 4.2.10.3 核查工作人员耽误核查时长或未审出合同书缺点的。 4.2.10.4 不按法律法规或本办法要求执行变动或终止合同岗位职责的。 4.2.10.5 理应追责另一方合同违约责任而私自舍弃的。 4.2.10.6 给予虚报材料的。 4.2.10.7 不履行内部结构管理流程、超过受权或乱用受权签订的。 4.2.10.8 未按照规定开展受权或私自转委托的。 4.2.10.9 与另一方或第三人恶意串通、贪污受贿的。 -5- 4.2.10.10 泄漏合同书意愿、商业机密或相关商业秘密的。 4.2.10.11 耽误纠纷处理法律规定时效性期内的。 4.2.10.12 在采购管理、签署、审批、执行情况下有其它渎职情形的。 5 岗位职责 5.1 归口管理部门岗位职责 5.1.1 贯彻落实采购管理的法律法规、政策法规和规章制度，为合同书筹办单位给予法律援助。 5.1.2 不断完善本单位合同管理制度，监管、检查考核各部门及隶属、现属企业项目管理状况。 5.1.3 参加重要协议的论述、商谈、拟定、核查、签署及合同纠纷案的解决。 5.1.4 统一管理法人代表受权委托书和公证处公证、公证事项，管理方法合同章。 5.1.5 承担备案查询文字的管理方法，实行合同登记、统计分析及报告制度。 5.1.6 机构合同书管理培训，承担合同书筹办工作人员资质审查。 5.1.7 在会签或参加重要合同谈判情况下，承担核查合同主体、具体内容、方式的合理合法、密封性、可行性分析。 5.1.8 别的有关管理方面。 5.2 合同书筹办岗位工作职责 -6- 5.2.1 承担合同书项目立项，特定合同书承办人，开展可行性论证，意愿触碰，资信评估调研，请示负责人领导审批。 5.2.2 机构合同书的商谈。 5.2.3 拟定合同范本，并组织审查会签。 5.2.4 机构合同书的签署，申请办理需要的法人代表受权委托书。 5.2.5 承担合同的效力、变动、消除及纠纷处理。 5.2.6 承担合同书档案资料的管理方法。 5.2.7 承担所在单位申报企业集团审核合同事宜的申请办理。 5.2.8 搜集本办法的执行情况信息内容，并按企业集团本年度组织建设方案，明确提出改动意见。 5.3 合同审查会签岗位工作职责 5.3.1 财务部承担对协议的合同款、付款方式的科学性、可行性分析，资金预算及由来的稳定性，会计流程的合理合法、合规，贷款担保资产合理合法、安全系数开展核查；对合同变更或消除的合理性开展评定，出示书面形式意见。 5.3.2 审计部门承担对合同书涉及到的自有资金、应用及财产使用权、使用审批手续的合规性及其合同价款、酬劳和核算的有效、合规性开展核查。 5.3.3 有关各个部门按本岗位工作职责，承担对协议所涉及到本单位经营范围的有关协议的合理合法、稳定性、可行性分析、安全系数，是不是合乎相关标准及相关部门下发文件要求等难题明确提出核查意见。 -7- 5.3.4 归口管理部门核查会签岗位职责，按本办法5.1.7的要求实行。 5.4 合同书承办人岗位职责 承办人解决合同书自商约时起止执行结束止的整个过程承担，对期内发生的所有与协议相关的情况，按国家有关法律规定及本办法的要求，须立即与本部门负责人、归口管理部门开展商议，并且以承办人为主导开展解决。 5.5 监管部门岗位职责 承担对合同书申请办理的流程及有关被告方个人行为的合理合法、合规、真实有效开展监督管理，对采购管理中产生的非法、违法乱纪、违反规定难题开展调研解决，明确提出监察建议或作出监督决定，并可按照必须开展重点效能监察。 6 程序流程 6.1 合同书送审及备案程序 6.1.1 按4.1.1要求，责任单位将合同书议案、立项依据、事宜所涉及到的相关原始资料，并附有关说明，申请办理审批或备案信息。 6.1.2 合同书送审，按协议所涉及到业务流程的特性，向相对应业务主管部门申报，由该业务主管部门筹办。 6.1.2.1 筹办单位审批立项依据、签定筹办意见、明确承办人。 6.1.2.2 按6.2要求的会签、审批、审批程序申请办理。 6.1.2.3 根据审核后，由主办单位通知送审企业签定。 -8- 6.1.2.4 涉及到变动、消除、纠纷处理难题时，按本办法相关规定申请办理。 6.1.3 备案查询，需向合同书归口管理部门申报,由归口管理部门申请办理。 6.1.3.1 归口管理部门依据详细情况和必须，机构合同审查，征询有关部门意见。 6.1.3.2 对存有相关问题的合同书，商议上报企业解决。 6.1.3.3 办理备案原材料存档。 6.2 合同签订程序流程 6.2.1 项目立项 6.2.1.1 合同书项目立项应当由筹办单位填好项目立项备案审核表，标明立项依据及自有资金（预算金以内与预算外）。 6.2.1.2 意愿触碰，明确协作关键标准及运作方式，深入开展有关协作标准或价钱领域的了解，或是按招投标管理要求机构招标会。 6.2.1.3 资信评估调研, 明确协作行为主体是不是合乎签订规定、是不是具有履行义务的功能，范畴包含： 1）具备经年审的企业营业执照以及他权利能力证明材料，且真实可信。涉及到专营店批准的，具有相对的批准证明材料；涉及到资质要求的，具有相对的资格（级别）资格证书。 2）业务范围可以全面达到合同书新项目的必须。 3）具备履约情况，必要时应索要其经财务审计的财务报告、资 -9- 金证实、注册会计签定的汇算清缴报告等相关文件。 4）具备履行合同个人信用：以往三年守合同重信用、讲信用，无比较严重毁约客观事实；在签订合同时，未涉及到很有可能危害本履行合同的重要债务纠纷或重要经济犯罪案件。 5）在签订合同时，不会有一切司法部门、仲裁委员会或行政单位做出的一切对执行合同规定造成重要不利影响的裁定、判决、裁定或行政行为或其他法律程序流程。 6）别的与合同签订、执行有关的注意事项。 6.2.1.4 对不合乎前款规范的被告方，假如务必与其说签署合同时，应由其给予合理合法、真正、合理的贷款担保。 6.2.2 拟订合同范本 凡我国、领域或企业集团有规范或示范文本的，理应联系实际必须给予可用或参考。 6.2.2.1 合同书必不可少条文包含标底（规格型号、型号规格、总数或具体事项）、产品质量标准或规定、履行期限、地址、方法、合同款与付款方式或协作标准、彼此权利义务、合同违约责任、争议解决方法等。 6.2.2.2 具备付款标准的协议，第一期订金正常情况下不超过合同书总工程款的30%；如金额较大或务必超出30%，合同书他方理应给予相对应贷款担保。 6.2.2.3 合同书有效期应至合同书全部权利与义务执行结束之日止。 -10- 6.2.2.4 合同范本份额按现实必须明确，但己方最少确保筹办单位归档、附会计支付办理手续存留、归口管理部门办理备案各一份。 6.2.3 商谈 重要合同书应构成商谈工作组进行谈判，一般应该有会计、技术性、法律法规、监察审计及与合同内容有关的其他部门工作人员参与，筹办单位承担机构和明确实际工作人员范畴。 6.2.3.1举办提前准备大会，确立商谈事宜，明确商谈标准、对策、关键及主谈工作人员，统一布署。 6.2.3.2 承办人对商谈中碰到的重大问题，应立即向本部门负责人报告，必需时往本单位上级领导请示。 6.2.3.3 商谈结束后，承办人制做商谈记事本，并经己方整体参加人员签字确认。记事本应记述以下几点： 1）提前准备大会状况，包含会议时间、参加人员、产生的一致意见、申明保存意见、法律法规意见、必须请示承办方责任人、主抓副总或法人代表的事情等。 2）商谈状况，包含工作进展、获得的成效、彼此存在的关键矛盾，及其下一步己方商谈工作人员提到的解决意见。 6.2.4 核查会签 6.2.4.1 承办人填写核查会签单，附合同书议案，连着合同书立项依据、他方被告方的信用情况证明文件，送会签单位核查。 6.2.4.2 核查单位应明确提出实际的核查意见，若有必需，可附书 -11- 面核查意见回到筹办单位。如并没有实际意见，应按岗位职责在会签单上签定“允许”或“不同意”的可预测性意见，并由审批人签名。 1) 核查意见书应包含以下几点：合同名称、筹办单位、送审日期、核查意见、核查人、部门负责人签名。 2) 合同签审单位对协议的审查限期，一般不超过五个工作中日。对特别重大、繁杂合同书的核查，一般不超过八个工作中日。 6.2.4.3 核查会签意见解决 1) 根据合同所涉及到工程的详细情况，经承办人与核查人沟通交流，由承办人按彼此获得认可的意见，修改合同议案。 2) 出自于新项目自身必须及各种各样客观原因的限定，针对承办人觉得没法采取的意见，需向本单位领导汇报，由本部门领导决定是不是采取。 3) 承办人应将核查会签意见处理情况属实填写《立项登记审批表》，对未作采取的意见，应标明缘故。 6.2.6 审批 6.2.6.1 承办人将筹办单位筹办意见填写《立项登记审批表》，由单位审批盖公章、领导签字。筹办意见包含： 1）被告方的法律主体和资质证书是不是符合规定。 2）合同书新项目是不是合乎法律法规、政策法规、现行政策及相关政府机构的准许档案。 -12- 3）合同书技术性条文是不是合乎国家行业标准、国家标准、产品标准及技术规范、标准。 4）合同书新项目是不是纳入本年度融资计划。 5）合同文本是不是意思自治人真实意思的表明。 6) 协作标准、方法是不是合乎公平公正、经济效益标准，行为主体中间的公平影响力是不是获得反映。 7）合同价款是不是有效，合同款的确认是不是合乎企业相关程序流程。 8）相关问题的解决意见。 9) 是不是具有签定标准。 6.2.6.2 承办人将《立项登记审批表》连着合同书议案、会签单、会签单位核查意见书、或者有的商谈记事本，及其筹办单位觉得务必递交的别的说明材料，送归口管理部门审批。 6.2.6.3 归口管理部门审批 1) 对合乎本办法要求的流程和需要，应附资料完整的合同书，由归口管理部门经办人员在会签单上签名、统一序号。 2）对未按本办法要求执行相对应程序流程、应附材料不全的合同书，由归口管理部门明确提出更正意见，筹办单位整顿。 6.2.7 审核 6.2.7.1 归口管理部门审批、序号后，由承办人将合同书议案及相关资料送单位主抓副总（总工程师）审核。单位主抓副总（总工程师）觉得必需的，在签定意见后送法人代表审核。 -13- 6.2.7.2 单位主抓副总（总工程师）或法人代表，依据《立项登记审批表》记述的事宜、单位意见及有关状况，决定是不是准许。 6.2.8 签定 6.2.8.1 承办人对合同书逐页签名后，送法人代表签定。 6.2.8.2 法人代表受权授权委托人签定的，应由承办人会与合同书归口管理部门申请办理受权委托书。 6.2.8.3 法人代表或受委托人签定后，送归口管理部门盖上合同章。承办人应将合同书团本、受权委托书（各1份）存留归口管理部门办理备案。 6.2.8.4 合同书他方由委托代理人筹办、代签合同的，应索要其法人代表真实身份证明书、受权委托书、委托代理人身份证件。 6.2.8.5 依据法律法规或被告方中间的承诺，申请办理合同书公证、公证处公证或审核、备案手续。 6.2.9 小额诉讼程序 针对标底金额及隐患较小的购置、服务类合同书，及其独特紧急情况下的紧急事宜合同书，可按6.2.

1、6.2.

2、6.2.

7、6.2.8的要求，立即申请办理。实际包含： 6.2.9.1 可以直接或间接地涉及到额度在20万余元下列的交易及办公服务类合同书。 6.2.9.2 独特紧急情况下经法人代表准许的合同书。 -14- 6.3 执行程序流程 6.3.1合同书经签名、盖公章，且承诺的起效标准造就时即可全方位实际履行。合同生效以前，不可实际履行。 6.3.2 承办人按合同规定，担负通知责任，机构合同的效力，申办有关事宜，并立即填好《合同履行情况统计表》，按年报归口管理部门办理备案。若有支付事宜，承办人需向财务部给予合同书团本。 6.3.3 筹办单位实行履行合同追踪统计分析，把握实际履行状况。对发生的各种问题，立即获得直接证据、融洽解决并向属地管理等有关部门汇报。重大事情，需要立即向合同签署人汇报。 6.4 变动或消除程序流程 6.4.1 合同书必须变动或消除时，合同书筹办单位应在与合同书属地管理等部门沟通状况后，以书面通知通知他方，表明变动或解除劳动合同的缘故和回应的限期。变动或解除劳动合同的合同议案一经达到，需按本办法6.2的相关规定申请办理。 6.4.2 合同书筹办单位接到合同书他方规定变动、终止合同的公文、电文、手机、信件、数据图表、数据信息报文，应立即与属地管理等部门沟通状况、请示合同签署人后，应该在规定或承诺的时间内书面答复另一方。假如务必变动或消除，应与他方达到变动或解除劳动合同的书面协议议案，明确理赔标准，并按本办法6.2的相关规定申请办理。 -15- 6.4.3 对不可抗拒或我国宏观经济政策调节缘故而使合同书不可以执行或推迟执行的，应立即书面形式通知另一方或是立即获得另一方如遇上述所说情况的证明文件，积极与协议相关多方协商处理。 6.4.4 有贷款担保条文的合同变更，入伍得原贷款担保企业的允许请在变更协议上盖上贷款担保公司公章或是合同章。 6.4.5 须经相关部门许可的合同书，变动或终止合同需报原准许单位准许。 6.4.6 经公证处公证、公证的协议，所取得的变动或解除劳动合同的协议书需报原公证处公证、公证行政机关办理备案。 6.4.7 涉外合同的变动或消除，法规有特别要求的应按照规定申请办理。 6.5 纠纷案件程序处理 6.5.1 合同书他方被告方违背承诺或明确提出执行质疑的，举办单位需要在规定或承诺的时间内以法律规定或承诺的方法回应。 6.5.2 发生纠纷案件，筹办单位应先向合同签署人与归口管理部门汇报，并搜集整理解决合同争议的文档和证明材料。 6.5.3 合同纠纷案商议、协商, 应由合同书筹办单位与归口管理部门一同开展。商议或协商达成一致时，应依合同签订程序流程签署书面协议。商议或协商无法达成一致时，应在法律法规的时限期内内，可按合同规定挑选诉讼或起诉方法解决纠纷，筹办单位应商同归口管理部门明确委托代理人、解决方案等，并向委托签 -16- 署人、法人代表请示。 6.6 档案保管与应用程序流程 6.6.1 归口管理部门根据合同审核状况，创建适度动态性统计台账。 6.6.2 履行合同结束或协议的权利与义务停止后，由承办人梳理、保管合同档案资料，并按企业集团相关档案保管的要求立即存档。主要范畴包含： 6.6.1.1 合同书宣布文字及配件。 6.6.1.2 项目立项备案审核表。 6.6.1.3 会签单。 6.6.1.4 核查会签意见书。 6.6.1.5 与合同签署相关的基本、背景资料。 6.6.1.6合同书他方被告方银行资信证明原材料。 6.6.1.7 彼此或者有的法人代表身份证件、受权委托书、委托代理人身份证件。 6.6.1.8 履行合同中或有些电传、信件、电文、数据图表等。 6.6.1.9 或者有的相关变动或解除劳动合同的合同及一切有关文字信息、音像资料等。 6.6.1.10 或者有的相关纠纷处理的协议书、民事调解书、裁决书、裁决书等。 6.6.1.11 其他理应归档的相关资料。 -17- 6.6.2 档案资料的应用，按企业集团档案资料及商业机密管理方法的有关规定实行。 6.7 监管程序流程 6.7.1 审计部门、归口管理部门对在内控审计、日常管理方法中发现的问题，立即向监管部门体现。 6.7.2 监管部门对财务审计、归口管理部门体现的状况，机构相关部门深入调查工作中。 6.7.3 监管部门依据调查报告，及其在效能监察、检举处理中发现的问题，明确提出整顿意见，经筹办单位主抓副总（总工程师）允许后，规定筹办单位及有关负责人给予改正。 6.7.4对依据事实状况及企业集团有关规定必须进行解决的，由监管部门明确提出解决意见，经本单位主抓公司领导允许后，向法人代表汇报。 6.7.5 监管部门根据企业集团的有关规定或决议，生意人事劳动局解决。 7 整合性文档及有关配件 7.1整合性文档 7.1.1《中华人民共和国合同法》 7.1.2《中华人民共和国公司法》 7.1.3《国家电力投资集团公司建立方案》 7.1.4《中国电力投资集团公司章程》 -18- 7.1.5《国家电力投资集团公司规章制度管理制度》 7.2 有关配件 7.2.1 合同管理流程图 7.2.2 合同审核会签表 7.2.3 履行合同状况统计分析表 7.2.4 合同书项目立项备案审核表 7.2.5 制度的重要性意见反馈意见表