有限公司合同管理制度

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一、目标和根据

为提升企业的合同书管理方面,防止、降低和及时解决合同纠纷案,维护保养公司合法权利,提升经济收益,依据《中华人民共和国合同法》和相关相关法律法规的要求,融合企业的真实情况,拟定企业的合同书管理制度。

二、应用领域

合同书管理制度适用企业和隶属各单位与各法人单位、别的经济组织、普通合伙人或彼此之间签署的各种合同书的管理方法。

三、采购管理标准

采购管理务必遵照依法执法,防患于未然,逐层严格把关,追踪监管,妥善处理,切实保障公司合法权利的标准。

签署、执行、变动、终止合同,务必遵循《中华人民共和国合同法》及有关法律、政策法规、规章制度,参考相关制度。

四、检查监督

采购管理单位应该按时或经常性机构对公司的合同书管理方面进行检查。

企业以及所在单位的会计、财务审计、监督、采购管理单位有权利对平级或下级单位签署的协议开展监管。

五、传统商业机密

管理方法、参加合同书工作中的一切相关工作人员,理应为企业传统商业机密。

采购管理岗位职责

一、法人代表的工作职责

1、提升合同书管理方面,适用合同书监督机构开展工作,处理采购管理工作中的重大问题。

2、受权委托合同筹办工作人员对外开放签署合同。

3、对本公司合同筹办工作人员开展考评、奖罚。

4、按时掌握合同书的签署、执行状况。

二、企业合同管理部门的工作职责

1、努力学习、贯彻落实《中华人民共和国合同法》和相关政策法规,依规维护本公司的合法权利。

2、制订、修订本公司合同管理制度、办法,组织实施合同书管理方面的考评。

3、审查合同,避免不完善或不合法的合同书发生。

4、监管、查验本公司合同签订、执行状况。

5、宣传策划担保法和相关政策法规,培训协议管理者和业务员。

6、统一申请办理受权委托书,严格要求本公司合同章的应用。

7、依法办理本公司的各种合同纠纷案。

8、劝阻企业或自己运用合同书开展违反规定、犯罪行为。

9、按时统计分析、归纳本公司合同签订、执行及其合同纠纷案处理情况并向企业领导汇报。

三、企业合同管理人员的工作职责

1、帮助合同书筹办工作人员依规签署合同,参加重要协议的洽谈与签署。

2、审查合同,保管好合同章。

3、查验履行合同状况,帮助合同书筹办工作人员解决合同执行里的难题和纠纷案件。

4、备案合同书台账,搞好合同书统计分析、存档工作中。

5、发觉不符合和法律法规的协议个人行为,立即向采购管理部门负责人或公司负责人汇报。

6、参与对合同纠纷案的商议、协商、诉讼、起诉。

7、定期进行向上级领导报告采购管理状况。

四、市场销售、采购部门的工作职责

1、依规签署、变动、消除本单位的协议。

2、严苛核查本机构所签署的协议,重要合同书递交相关层面预审。

3、对所签订合同,认真落实,并按时自纠自查履行合同状况。

4、在履行合同情况下,提升与其他各相关部门联络,出现难题立即向合同书分管部门管理人员通报。

5、本单位合同书的备案、统计分析、存档工作中。

6、参与本单位合同纠纷案的解决。

7、相互配合公司采购管理分管部门搞好合同书管理方面。

五、会计、技术性、其他部门的工作职责

1、提升与市场销售、购置等相关部门的联络,立即通报履行合同里的应收应付状况。

2、搞好与协议相关的应收应付账款的统计分析、剖析,

明确提出处理建议。

3、处理履行合同中相关技术性层面的难题。

4、依规签署、变动、处理技术性、别的合同书。

5、管理好本单位的工艺、别的合同书。

6、相互配合公司采购管理分管部门搞好合同书管理方面。

合同章存放应用规章制度

一、主要具体内容与应用领域

1、本制度规定了本公司合同章的应用领域、申请资格和应用存放等应遵照的管理原则和办法。

2、本规章制度适用本公司各相关部门和子公司。

二、合同章的申请资格

必须是有权利对外开放签署合同的职能部门和子公司。

三、合同章的管理方法

1、各相关部门和子公司的合同章由采购管理单位统一属地管理。采购管理单位承担申请报告的审核、合同章的备案、备用、派发和监督管理等管理方面。

2、合同章的刻制公章由采购管理单位承担。

3、凡需刻制公章合同章的职能部门和子公司,务必由申请办理单位提起书面形式申请报告,并由负责人领导审批签名,与此同时按工作中的具体必须和主要用途给予合同章刻制公章的总数、规定和样章手稿,交采购管理单位核查后统一申请办理。

4、凡拥有合同章的职能部门和子公司,应保证合理合法应用、专职人员存放。技术合同公章由采购管理单位承担存放,如遇工作需要,需带上出门,应事前申请办理使用办理手续,用后立刻偿还。

5、合同章的储存应用的检查工作纳入每一年的合同书查验范围内。

6、合同章不可替代,混合使用。发觉运用合同章开展非法活动,给企业产生财产损失者,追究其其行政部门和法律依据。

7、一切单位不能私自刻制公章合同章,如看到有该类个人行为的产生,追责工作人员的行政责任。

8、凡遇合同章丢失,应该马上向本部门领导汇报,并把本单位批复意见送采购管理单位办理备案,在本地地市级报纸上发表遗失登报,申请办理有关证明文件。

9、凡遇合同章变动,需再次刻制公章,其申请办理程序流程与办理手续与新申请办理同样,原合同章交回采购管理单位统一解决。

10、各分公司自主刻制公章的合同章,务必到采购管理单位备用办理备案。

“法定代表人委托书”管理制度

一、主要具体内容与应用领域

1、本制度规定了本公司授于“法定代表人委托书”者的标准、程序流程、管理规定及义务等具体内容。

2、本规章制度适用本公司各相关部门和子公司。

二、被授于“法定代表人委托书”者的标准

1、必须是本公司生产经营活动中确需签署合同,并具备经济工作工作经验的相关员工。

2、务必通过《中华人民共和国合同法》学习培训,考试通过,并经主要工作业绩核查录取者。

3、可以遵规守纪,实行好我国各类法案、政策法规和本公司的规章制度。

三、“法定代表人委托书”的申报程序流程

1、凡申请办理持证上岗者,先由申请办理单位向采购管理单位提交申请,填好“参与《合同法》学习培训人员登记表”。

2、由采购管理单位统一机构申请办理持证上岗者参与本公司举行的《合同法》培训机构,并报考。

3、考试通过后,申请办理单位按采购管理单位规定填好“法定代表人委托书申请审批表”,并并对主要工作业绩开展考评核查,再经企业人力资源部和采购管理单位审批后报企业法人代表准许,盖章授予产品授权书。

四、“法定代表人委托书”的管理方法

1、采购管理单位承担“法定代表人委托书”的申报审批、办理证件,变动、注销登记、遗失登报和监督管理等管理方面,并且为企业归口管理部门。

2、本公司授予的签署合同的“法定代表人委托书”,选用本公司统一建立的“法定代表人委托书”文字,在有效期内可持续应用,但有效期最多不能超过2年。

3、凡不拥有“法定代表人委托书”因特殊情况需对外开放签订者,由所在部门向采购管理单位提交申请,经法人代表准许,由采购管理单位实际申请办理一事一授权委托的临时性“法人委托证实”事项;未获得“法定代表人委托书”及“法人委托证实”的其他人员一律不可对外开放签署合同。

4、凡拥有“法定代表人委托书”对外开放签署合同者,务必严格执行本公司制订的采购管理要求和有关的配套设施规章制度,搞好合同书台账纪录,以便考察。

5、凡出现下述情形之一者,务必申请办理变动或审批销户办理手续:

◆ “法定代表人委托书”受权具体内容变动;

◆ 证件有效期期满,不会再商标续展;

◆ 持证者因工作变动,不会再对外开放签订;

◆ 持证者因调职本公司、离休或身亡;

◆ 持证者因违背本公司管理制度,情节恶劣需注销“持证者”资质;

◆ 持证者私自修改受权具体内容、出借和徇私舞弊注销“持证者”资质。

6、经授予的“法定代表人委托书”若有丢失,持证者应书面形式向本部门领导汇报,并把本单位批复意见送采购管理单位,由采购管理单位向法人代表或采购管理领导组汇报后,依据状况酌情考虑。

7、凡审批销户工作人员的“法定代表人委托书”有效证件,由所在部门承担取回交采购管理单位统一解决。

五、义务

1、各部门应进一步加强对持有者的教学和管理方法,凡发觉比较严重违背本公司相关制度规定签订或运用有效证件开展非法活动,

及其渎职、失职等给公司带来巨大损失者,应追究其义务,与此同时销户有效证件。

2、持证者务必严苛按受权范畴和受权管理权限在有效期限内签署合同,如因超过受权范畴和受权管理权限产生的纠纷案件,其资金及责任由持证者担负。

合同书(重要合同书)签订审签管理制度

一、主要具体内容与应用领域

1、订立合同的行为主体,必须是法定代表人或者是获得经营许可证的非法人组织经济组织。企业集团内各单位的各个部门不得以本单位的理由或私自以其他单位、单位的委托人对外开放签署合同。

2、本规章制度适用企业各相关部门和子公司所签署的协议。

二、合同书审签管理方法

1、企业对外开放签署合同,应由其企业法人或法人代表受权的委托人开展。未经授权,所有人不得以公司名义对外开放签署合同。

2、禁止将合同书业务流程介绍信出借其他单位或自己运用。介绍信的底单理应储存五年,以便审查。

3、除立即清结者外,合同书理应选用书面通知,合同范本理应选用合同示范文本,要是没有合同示范文本,理应参考相似的示范文本。选用合同示范文本时,能够依据所订合同的详细情况依规做出填补承诺。

4、企业集团及隶属各单位的合同书都应按序序号。

5、合同书以及相关的书面报告,理应语言规范,笔迹(标记)清楚,条文详细,具体内容实际,术语精确、无分歧。

6、订立合同,务必完善合同文本。合同文本一般包含被告方的名字或是名字和居所,标底,数量和质量,合同款和酬劳,执行的限期、地址和方法,合同违约责任及处理异议的方式等。

7、签订依规能够设置贷款担保或是对另一方被告方的履约情况没有把握的合同书,理应规定另一方被告方依规给予确保、质押、留设、订金等相对应方式的合理贷款担保。

另一方被告方给予的担保人,必须是法律法规允许的具备委托偿还债务工作能力的法定代表人、其他组织或是普通合伙人。对另一方被告方的确保人法律主体和偿还债务工作能力要参考本规章制度的要求开展核查。

8、对外开放签署合同书,要确定挑选纠纷案件管辖地,并务求挑选本公司所在地人民法院。

9、禁止其他公司或本人所办各种公司以企业及下级单位的委托人对外开放签署合同。

10、法人代表或合同书承办人理应亲身在合同书上签名盖章。

11、签署合同,理应盖上企业的合同章。禁止在空缺合同范本上盖上合同章。

三、合同书审签程序流程

1、签署合同前需要严苛核查另一方被告方的法律主体。

◆ 对法定代表人务必核查正本或是盖有工商局官网打印公章的企业法人企业营业执照或经营许可证的团本影印件。

◆ 对非法人组织经济组织,理应核查其是不是按法律法规备案并领取营业执照。对子公司或者事业单位和社团组织开设的经营单位,除核查其业务范围外,还应与此同时核查其所依附的法定代表人法律主体。

◆ 对外开放方被告方的资质审查,应调研清晰其位置和特性、企业或机构是不是合理合法存有、法律规定名字、详细地址、法人代表名字、国藉及企业或机构注册地址。

2、签署合同前必须核查委托代理人的代理商真实身份和代理商资质。

◆ 委托代理人职位资质证实及个人身份证;

◆ 受委托人批准的受权委托书;

◆ 代理行为是不是超过了代理权限或商标授权是不是超过了代理商限期。

3、签署合同,务必用心核查另一方被告方的履约情况另一方被告方在协议中承担给予专业能力极强的劳务公司、建筑项目或限定经营范围等责任时,理应规定另一方被告方给予由政府部门法律规定组织颁布的许可证或企业资质等级资格证书等证实。

4、签署合同,理应细心核查另一方被告方给予的相关证实材料,必要时需到批准单位开展认证或开展参观考察,防止另一方被告方仿冒或伪造证明文件。另一方被告方给予的各类证实材料中常采用的被告方名字、图章等具体内容务必完全一致。

5、以下材料不可以做为法律主体和履约情况的说明数据资料,但可归于合同书档案保存,以便考察。

◆ 个人名片;

◆ 生产厂家详细介绍、产品简介等材料;

◆ 各种广告宣传、宣传资料;

◆ 各种手机、电子邮箱等通讯工具号;

◆ 另一方被告方给予的没经己方合同书承办人印证而副本的或未与正本核查一样的复印资料。

6、签订依规理应申请办理准许、备案、印证、公证、公证处公证等特别程序的协议时,理应依法处理尤其办理手续。

7、合同书承办人应先合同书的团本一份立即提交本单位财务部办理备案,做为财务部支付款物的根据。

四、重要合同书应用领域

1、签署的以下合同书,视作重要合同书:

◆ 签订价金在一百万元上述(建筑工程承包合同价金在一千万元之上)的合同书;

◆ 项目投资、合作经营的合同书;

◆ 涉外合同;

◆ 合同书承办人觉得需可行性分析核查的其它合同书。

五、重要合同书审签额外程序流程

1、重要合同书,应该及早开展可行性分析核查。

合同书的可行性分析核查由筹办企业或单位机构相关部门以会签的方式完成。还可以根据举办相关部门责任人大会的方式完成。

2、签署重要合同书,理应开展合法性审查。

各企业签订的重要合同书,由合同书承办人按其单位隶属,提交采购管理单位开展合法性审查。

履行合同、变动和消除

一、主要具体内容与应用领域

1、本制度规定了本公司履行合同、变动和消除应遵照的管理原则和办法。

2、本规章制度适用本公司各相关部门和子公司。

二、合同履约管理方法

1、法人代表全方位承担合同的效力。合同书承办方、机构和工作人员实际承担其签订合同的效力。新一任法人代表理应继续履行上一任法人代表依规签订的协议。

2、在合同履行情况下,依据状况的转变,理应对另一方被告方的执行工作能力开展追踪调查。如发现的问题,合同书承办人要妥善处理,必要时经企业负责人允许,可实地考察合同标的状况和另一方被告方的履约情况。

3、接受标底务必通过严格的工程验收或报检程序流程。对不合乎规章制度的标底应在法定时限内立即明确提出书面形式质疑。

4、合同结算务必根据本单位财务部开展。对合理合法合理的协议,财务部务必在合同规定的时间内清算。对没经合理合法受权或超管理权限签署的协议,财务部有权利回绝清算。

5、凡与协议相关的往来相关文书、电文、电传、信件、通讯记录都应做为履行合同直接证据存留。

对己方被告方的履约能力,除妥当储存相关收付款凭据外,还需要搞好履行合同纪录。

己方被告方接到另一方被告方根据邮寄方法传输的与协议相关的文书时,理应连着信封袋一并保管。根据邮寄方法传输与协议相关的文书时,务必应用预约挂号信件,并储存邮政局收据、回执表办理备案。

三、协议的变动和消除

1、另一方被告方做为款物接受人而规定变动接收人时,务必有书面形式变更协议。不得未获得另一方被告方的书面报告而凭口头约定向已变动的接收人送货或支付。

2、己方被告方如遇不可抗拒或是其他原因没法合同履行时,应该立即搜集相关证明,并马上以书面通知通知另一方被告方,与此同时积极主动采用防范措施,减少损失。

3、发觉另一方被告方不履行或不完全合同履行时,合同书承办人理应督促另一方被告方采取有效防范措施,搜集、储存另一方被告方不履行合同的相关证人证言,立即向采购管理单位汇报。

4、己方被告方因事变动或终止合同,应该立即以书面通知通知另一方被告方,表明变动或解除劳动合同的缘故和要求另一方书面答复的限期,尽早与另一方被告方达到变动或解除劳动合同的协议书。

合同纠纷案解决规章制度

一、主要具体内容与应用领域

1、本制度规定了本公司合同纠纷案解决应遵照的管理原则和办法。

2、本规章制度适用本公司各相关部门和子公司。

二、合同纠纷案管理方法

1、为处理合同纠纷案所采用的相应措施,务必在法律规定的诉讼时效期间和期内内开展。

2、发觉另一方被告方运用合同书开展行骗等犯罪行为时,理应马上向企业负责人汇报并向公安报警。

3、合同书筹办单位、工作人员应配合好公司合同管理单位参与诉讼或起诉。

4、合同纠纷案产生后,能通过商议、协商、诉讼、起诉等方法化解。

5、合同书发生纠纷后,必须授权委托人参与诉讼或起诉主题活动的,应该立即授权委托有资质证书的委托代理人参加处理纠纷。

6、处理合同纠纷案的申请书、民事起诉书、答辩书、协议书、民事调解书、仲裁书、裁定书、裁决书的任务或原件影印件,自传出或接到之日起五日内,由承办人提交采购管理单位办理备案。

三、合同纠纷案程序处理

1、产生合同纠纷案,合同书筹办单位、工作人员应该马上汇报上级领导或法人代表,并通报采购管理单位,提供材料。

2、在解决合同纠纷案情况下,针对很有可能因另一方被告方的手段或是其他原因,使裁定不可以实行或是无法实行的案子,应该立即向人民法院申请财产保全。

3、合同纠纷案产生后,理应依规采用一切对策,积极主动搜集、梳理相关直接证据。在直接证据很有可能损毁或是无法获得的前提下,理应向人民法院申请保全直接证据。

4、向人民法院给予初始直接证据时,务必优先拷贝,并要求人民法院的主办工作人员出示直接证据收执。

5、在涉及到合同纠纷案的起诉或非诉讼活动中,履行很有可能造成国有资产流失的支配权时,理应请示相关部门企业准许。

合同书材料管理制度

一、主要具体内容与应用领域

1、本制度规定了本公司合同书材料备案、存档与统计分析应遵照的管理原则和办法。

2、本规章制度适用本公司各相关部门和子公司的合同书管理资料。

二、档案文件具体内容

以下材料能够做为合同书档案资料:

◆ 商谈纪录、可行性分析研究报告和报验及审批文档;

◆ 另一方被告方的公司法人企业营业执照、企业营业执照、工作法定代表人营业执照的团本影印件;

◆ 另一方被告方履约情况证实材料影印件;

◆ 另一方被告方的企业法人或合同书承办人的职位资质证实、个人身份证明、介绍信、受权委托书的正本或影印件;

◆ 己方被告方的企业法人的受权委托书的正本和复印;

◆ 另一方被告方的保证人的贷款担保工作能力和法律主体证实材料的影印件;

◆ 彼此签署或履行的来往发报、电传、信件、通讯记录等书面报告和视觉原材料;

◆ 备案、印证、公证、公证处公证等公文材料;

◆ 合同书原件、团本及变动、终止合同的书面协议;

◆ 标底验收记录;

◆ 工作交接、收付款标底、账款的会计原始凭证影印件。

三、合同书材料备案、存档与统计分析

1、企业全部合同书都务必按单位序号,妥善保管。各企业及单位都应不断完善采购管理台账备案,

立即将履行合同里的状况依据台账具体内容详尽纪录。采购管理台账由合同书管理人员承担创建和储存。

2、合同书承办人申请办理结束签署、变动、执行及终止合同的各种证件后一个月内,应先合同书档案文件转交合同书管理人员。

合同书管理人员对合同书档案文件核查后一个月内转交档案库房存档。

3、各企业及单位应当每一年的一月十日和七月十日前将本公司管辖范围内上年度和年度上半年度的合同书统计信息申报集团公司公司合同管理单位。

各企业及单位应当每一年的一月十日前将管辖范围内上一年度采购管理状况数据分析报告申报集团公司公司合同管理单位。

4、本规章制度与岗位职责挂勾,纳入考评标准。

考评与奖励机制

一、主要具体内容与应用领域

1、本制度规定了本公司合同管理员的考评范畴、评定时长、考核方案、考评程序流程及奖罚方式等具体内容。

2、本规章制度适用本公司全部合同书管理人员。

二、考核管理

1、考评范畴

本公司职业或兼职合同管理人员。

2、评定时长

企业每一年年尾机构一次考评审查主题活动,在对各相关部门合同书管理方面查验前提下开展考评。

3、考核方案

三、评定程序流程

1、采购管理单位为公司合同管理员的考评审查工作中的监督机构。

2、评选结果由单位依据考核方案开展考评审查后报采购管理单位,采购管理单位复核后报法人代表准许。

3、取消资格的审批程序由单位将名册及考评根据报采购管理单位,采购管理单位复核后报法人代表准许。

四、奖罚方式

1、合同书管理人员的得奖方式:

◆ 合同书管理人员的奖罚级别设三等:即优秀、优异和夸奖;

◆ 参与市工商局出色合同书管理人员评选投票的名册从企业优秀名册中造成;

◆ 获优秀名册从考评总成绩在95分以上者中造成;

◆ 获优异名册从考评总成绩在90~95分者中造成;

◆ 获夸奖名册从考评总成绩在80~90分者中造成;

◆ 得奖者以精神鼓励为主导,并各自给与适度的物质奖励。

2、合同书管理人员的惩治方式:

◆ 凡考评总成绩初次达不上60分者,由单位各自给与文化教育、协助和扣取奖励金;

◆ 凡考评总成绩2次达不上60分者,取消合同管理人员资质;

◆ 凡运用合同书从业违法乱纪主题活动者,取消合同管理人员资质并按剧情轻和重,依法追究行政部门或法律依据。

采购管理的别的规章制度

一、学习培训合同书法规制度

为了能担保合同政策法规的学习培训、落实获得贯彻落实,特制订下列要求:

1、场长、主管、各部门负责人务必带领参与合同书政策法规的系统学习。

2、合同书管理者、市场销售、供货、会计等单位业务员务必通过合同书政策法规的系统培训,

获得合格证,专、兼职合同管理人员还需要获得合同书管理人员培训合格证书。

3、企业主抓合同书工作中的责任人,单位主抓合同书责任人及合同书管理人员按时组织活动,融合采购管理中遇到的实际问题,学习新政策法规,处理新问题。机构讨论会,经典案例会等,并搞好书面形式纪录。

二、合同范本规章制度

依据国务院分享国家工商局《有关在全国各地逐渐实行经济发展合同示范文本规章制度请示的通知》的思想,特制订本规章制度。

1、销售部门务必应用国家统一的购销合同文字对外开放签署合同。

2、外委单位需要应用国家统一的生产加工订制、承揽合同文字对外开放签署合同。

3、供货、机器设备、基本建设单位出门购置尽量选用统一的购销合同文字,或是应用核查《合同法》规定的相关合同范本。

4、各部门需要的合同范本由公司合同管理员统一选购或订制。

5、本规章制度与经济责任挂勾,纳入考评标准。

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