岗位说明书怎么写

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岗位说明书,是表明公司期望职工做些什么、职工应当做些什么、该怎么做与在什么样的情况下履行职责的总汇。

岗位工作说明书最好是依据企业的具体情况开展制订,并且在编制时,要重视文本简洁明了,并应用通俗易懂的文本填好;内容要越实际越好,防止形式化、书面化。

此外,在实际工作之中,随着企业规模的不断扩大,岗位说明书在制订以后,还要在一定的时间内,有必要给予一定程度的调整和补充,便于与企业的实际发展状况维持同步。并且,岗位工作说明书的基本格式,也因素不同的状况而异。

岗位工作分析

一、岗位说明书关联

岗位说明书是人力资源管理中最基础的文档,是岗位分析的最终结果,又称为职位说明书或岗位说明书,是通过岗位分析过程,用规范的文档方式对组织内各种岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方式、工作条件、岗位名称、职种职级及其该岗位任职人员的资格条件、考核项目等作出统一的规定。编制岗位工作说明书的目的,是为公司的招骋录取、工作分配、签署劳动合同及其职业辅导等当代企业的管理业务,提供原始资料和科学论证。

二、岗位说明书填好

1、岗位的直接实施者

2、岗位的直接管理者

3、人力资源专家

三、岗位说明书内容

岗位说明书应当包含下列具体内容:

⒈岗位基本信息:包含岗位名称、岗位工作编号、报告关联、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、管辖总数、工作内容、工作地点、岗位认知日期、岗位认知人等等。

⒉岗位认知日期:目的是为了防止使用过期的岗位说明书。

⒊岗位工作概述:简要说明岗位工作的内容,并逐一加以表明岗位工作活动的内容,及其各活动主题所占时间百分比,活动主题的权限;执行的依据等。

⒋岗位工作责任:包含直接责任与主体责任,要逐一列举任职者工作职责。

⒌岗位工作资质:即从业此项岗位工作所必须具有的基本资格条件,关键有文凭、个性特征、精力规定及其其他方面的规定。包含必备资质和理想资质,其中必备资质是完成某岗位工作标准的最少资质,理想资质是在具有必备资质的前提下,若具有一些标准更为理想。

6.岗位发展方向:在部分公司的岗位说明书中还会加上岗位发展方向的内容,希望根据岗位发展方向不但明确公司内部不同岗位间的内在联系,而且还有益于职工明确发展规划,将自己的职业生涯规划与公司发展结合在一起。

有必要注意是指,岗位工作说明书的内容,可根据岗位工作分析的目标加以调节,内容可繁可简。

岗位工作说明书的外在方式,是依据一项工作编制一份书面材料,可用报表显示,也可用文字叙述。

岗位工作说明书一般由人力资源部门统一存档整治。尔后,岗位工作说明书的撰写,也并非一劳永逸的工作。具体中,公司组织结构内经常有岗位提升、注销的状况的发生,更普遍的情形就是岗位的某种工作职责和内容的变化,甚至于每一次工作信息的变化,都应该规定及时处理完毕,并快速体现到岗位工作说明书的调节当中。在遇到岗位工作说明书要加以调节的前提下,一般由岗位所在部门的责任人,向人事部提交申请,并填好规范的岗位说明书修改表,由人力资源部门开展信息收集,并对岗位说明书作出相应的修改。

岗位说明书的格式可以是多种多样的,关键是要在使用了统一格式的岗位说明书后,应该用精确、简洁的语言,将以上的五大部份全部或关键部分加以描述,便于产生规范、精确、使用方便的整治文档。

众所周知,不同的公司和组织都有各自特点和迫切需要的难题。有些是为设计培训方案,提升职工的技术素质;有些是为了制订更符合实际的奖励机制,激发员工工作的主动性;还有些是为依据工作标准,改进工作环境、提升安全性。因而,这些公司和组织所需开展的岗位工作分析的着重点就不一样。

可一般来说,岗位工作分析主要包含两方面的内容:

(一)、岗位说明

岗位说明便是确定岗位工作的实际特征。它包括以下几个方面的内容:

1、岗位名称。即指岗位所从业的是什么工作。

2、岗位活动和程序。包含所需完成的工作任务、工作职责、完成工作所必须的材料、机械设备与材料、工作内容、工作中与其他工作人员的正式联络及其上下级关系。

3、工作条件和物理环境。包含正常的温度、适度的光照度、通风设备、安全措施、建筑标准,甚至工作的地理位置。

4、社会现状。包含工作团队的状况、社会心理氛围、同事的特点及相互关系、各部门之间的关系等。此外,应当表明公司和组织内及其四周的文化与生活设备。

5、职业标准。因为人们常常依据职业标准来判断和解释职务描述里的其他内容,因此这部分内容非凡关键。职业标准说明了工作的各个方面特性:薪水酬劳、奖励制度、工作时间、工作季节性、晋升机遇、学习和提升的机会、该工作在本组织里的地位及其与其他工作的关系,等等。

(二)、岗位要求

岗位要求说明了从业某种工作的人所必须具有的知识、技能、能力、喜好、体格和行为特点等心理及生理规定。制订工作标准的目的是决定关键的个体特征,以此做为人员挑选、选任和调配的基本。

岗位要求包含:相关工作程序和技术的要求、单独判断与思考能力、记忆力、重视力、直觉能力、警惕性、操作技能、工作态度和各种非凡能力要求。岗位要求还包含学历、工作经历、生活经历和身体状况等。岗位要求能用经验判断的方法获得,还可以根据数据分析方法来确定。

基于以上岗位认知的基础知识,是从大的层面加以分析出岗位说明书的成效。若依据某公司职务说明书的描述,再加以细化分析,实际可从以下几个层面开展考虑:

1、岗位基本资料

岗位基本资料也称为工作标志。包含岗位名称、岗位编号、名字、所属部门、直接上级、职等职级、劳动定员等。

2、工作内容描述

这是最主要的内容,此栏实际描述该岗位所从事的具体的工作,应全面、详细地写出完成工作规划所需做的每一项工作,包含每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。同时,在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件,以及在不同阶段常用到的不同的工具和设备。

在开展工作内容描述时,先要列举全部工作内容明细,随后分析明细后将其分类,关键的工作内容应当不得超过十个(一般为七至八项),内容太多则很显得过于繁杂,也难以明确具体内容。

3、任职要求

教育经历该项填好从业该岗位目前应具备的最低学历规定。在进行工作分析时,常常有这样的状况:某员工是一位有多年工龄、经验丰富的中专学历的职工,但他们的教育经历显然不能代表所必须的教育水平。在确定教育经历时应当考虑,倘若让一位新员工来工作,他最少应是什么学历,而不一定是当前在职人员的文凭。

经验该项反映从业该岗位以前,应具备的最起码的工作经历规定,一般包含两方面,一是专业历经规定,即相关的知识经验背景;另一个必须的是本组织内部的工作经验要求,尤其对于组织里的一些中、高层整治岗位。

技能要求该项体现从业该岗位应具备的基本技能和能力。一些岗位对专业能力规定较高,没有该项专业能力就没法开展工作。而另一些岗位比较之下则对一些能力要求更加明确。

个性特性指从业该岗位一般必须从业者具有哪种性格特点。

培训经历此栏体现从业该岗位前,应进行的基本的专业培训,不然将不同意就任或不能胜任工作。具体是指职工在具备了教育水平、工作经历、工作能力以后,还必须经过哪些培训。

其他比如体现该岗位一般表现的工作特点,在流水线上可能必须三班倒;在高科技企业中必须经常加班;建筑施工人员跑业务;一般整治人员则正常上下班等。

4、职权范畴

责任指此项工作所担负的职责和应当按时完成的任务。

权利一定的岗位要担负一定的责任,一定要有交相辉映得人、财、物上的支配权利。

四、写岗位说明书注意难题

在岗位说明书的撰写中往往会发生下列几个方面的争议:

1、直接上级如何填写。

大家许多岗位上边有几个领导同时指挥安排工作,在填好直接上级的时候,相关岗位的人员通常会把分派自己工作的领导通通觉得是自己的直接上级。其实每个岗位的直接上级只能也只有一个,不然两个领导同时安排工作到底是先做哪位领导的工作呢?这种情况表面上看是双头领导,但追责源头看其实是本岗位的职责没有界定清楚、本岗位担负的职责不所属一类,跨距几类职责或是便是本岗位人员专业能力比较高获得领导们的认可。咨询人员一旦发现这种情况就需要立即与有关领导开展职责确定,鉴别清楚本岗位所在部门的关键职责,及其本岗位在本单位所承担的责任,根据具体分析出本岗位应当担负的主要工作职责,而其他职责项只能安排其他岗位完成,假若在所有单位中没有合适的人选完成,大家也不要把该项任务做为本岗位应当完成的工作,只能够做为暂时性工作,添加在“领导批示的其他任务”这一项,一旦有合适的人选或者其他相关岗位发生,则必须把此项工作开展迁移。

2、直接下属如何填写。

我们许多的企业集团或者生产工程部门的工作人员,通常会把有分子公司岗位含有业务指导关联的岗位做为自己的下属。所谓的直接下属便是在行政关系上、业务工作安排上、工作目标的融洽上有密切联系的岗位,而不仅仅是单方业务工作的指导。

3、工作职责怎样论述。

所谓工作职责也就是把日常的工作内容根据书面化的语言描述出去。工作岗位任职要求其实有两种方式,一种便是简单简述,便是根据两三句,把该岗位每一个工作内容开展总结的描述;一种就是比较详细的描述,根据详细的分析,归纳出该岗位的所有工作任务,把这些工作目标开展业务轻重或者时间长短的分类整理,随后对每个类型再开展二次分解,把该岗位的内容分解到可以清楚论述一个事情甚至是一个实际的动作。在这个情况下关键是先要掌握每一个业务,以及业务的具体情况,然后开展分解,那样才能够促使岗位的价值、岗位的重点一一体现。

4、工作权限怎样要求。

其实每个岗位的每一条工作内容都隐藏着一个工作权限,但是因为这些权限并不会发挥作用,通常不会被编写人员关心。可是关键任务里的工作权限,必须在岗位说明书中体现,这不仅仅可以体现该岗位工作重点,并且可以为此项工作的开展起到管束和推动作用。

5、任职要求如何填写。

任职要求包含工作年限、工作经历、工作知识、文凭背景、技术能力、工作环境等等层面的内容,大家在填写的过程之中往往会忽略这一方面的内容,或是便是依照当前本岗位人员的现况来填写这个内容。此项内容与招骋、培训、职工个人职业规划有十分密切的联系,假若岗位分析做得不足细腻,这个内容能够不想考虑,不过我们能参考当前岗位人员的能力现况进行分析。配合大家进行的工作内容调节编写培训要求和岗位技能要求是十分可取的方式。

编写中要注意的难题

1、岗位工作职责分解要充足、彻底

会对单位全部岗位职责开展归纳合并,与岗位工作职责比照,随后明确岗位责任开展填充;同一岗位工作职责,不同层级的岗位可能出任的责任不同,我们应该开展分级详细说明,做到充足彻底。

2、工作领域的划分要合理

精确了解岗位的工作职责,参照单位工作领域对本岗位开展划分。如本岗位是承担单位工作领域里的单独行业,依据实际的职责用合并特性同类项的方式开展行业划分。

3、岗位说明书要规范、精确、全面

岗位说明书必须依照“形容词 内容 目的”的方法进行规范、精确、全面的描述,做到不重复、无交叉,以体现岗位价值,做为获取绩能考量的规范。

4、岗位说明书始终保持升级情况

一旦环境、技术、岗位要求发展变化,岗位说明书要做及时的调节升级,方可起到即时有效的指导意义。

5、岗位说明对于是指岗位,不是个人

6、基本能力和知识、技能不能搞混、重合

会对基本能力和知识、技能做出明文规定,描述什么叫基本能力,什么是知识,什么叫技能时要认真检查,核查没搞混、重合。

五、岗位说明书编制步骤

为了节省编制岗位说明书的成本,其结果可能是消耗更多人力成本。因而,实际岗位具体分析,一点也马虎不可。一份科学的岗位说明书出炉,一般遵照着这种步骤:

1、在进行撰写工作以前,人力资源总监应和有关管理层开展探讨,使管理层首先塑造岗位职责观念,对各项任务实行属地管理,改变随意随便的管理风格。

2、撰写情况下,各部门的主管以及职工积极配合人事部的工作,为其提供撰写技术的培训、指导和审批。

3、人事部可灵活选用调查研究法、面谈法、工作日志法、现场观察等方式,进行认真的工作评价和调研,掌握每一个岗位的工作目标、工作规划、工作条件、上下级关系、对内对外的联络、任职要求等因素。

4、岗位说明书的撰写不是一劳永逸,领域的发展、企业的变革会给岗位提出一个新的规定。因而,公司编写出规范的岗位说明书后,还应建立起岗位说明书的动态管理制度,由专人负责管理升级。

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