行政办公室管理制度

第一章 通则

一、 为了能提升办公室管理，确立企业内部管理岗位职责，使内务管理工作中更为规范化、系统化和标准化，联系实际状况，特制订本规章制度。

二、 本规章制度适用企业所有成员并严格执行工作纪律要求。

三、 符合企业具体，依据不一样的规章制度具体内容撰写相对应的规范性需求，务求使公司办公室各项任务都有据可依、有章可循，确保企业的工作事务管理合理进行。

四、 办公室人员应确立各类工作岗位职责，简单化办理手续，保证每星期有方案、每月有归纳的工作规划。

第二章 岗位工作职责

一、 公司办公室管理者立即受行政部门人力资源主管领导干部，在隶属负责人的领导下组织进行办公室的各项任务。

二、 承担公司办公室有关规章制度的拟定撰写、一般性公文的梳理选编、材料信息收集编写等文字工作。

三、 承担企业公文管理方法、图书馆管理、办公设备管理方法、会务管理、日常保洁管理方法等工作中，确保各类事务管理有序开展。

四、 融洽各部门中间的行政关系，为各部门工作开展给予相对应的服务项目。

五、 承担企业对里、对外开放公关的维护保养和改进，搞好客人招待和企业的各类文化宣传等工作中。

六、 搜集各部门反馈信息和外界新闻资讯，上通下达各种各样命令，立即作出梳理，做好领导干部参谋长。

七、 帮助其他部门工作中，成功上级领导交待的其他工作，如：个人名片印刷、接收发传真等。

第三章 工作制度

一、 人事工作标准包含着装礼仪标准、礼仪标准、语言标准、行为准则，相关规定依照员工守则细则实行。

二、 公司办公室管理者严格执行本规章制度里的规定标准开展工作。

第四章 公司办公室事务处理

一、 公文管理制度

文档是公文的重要组成部分，文档是各部门依据自身的岗位工作职责所印制的具备实行法律效力的并具有特殊版头的公文。本规章制度中，文档专指企业外部环境出文文档;而公文专指内部结构一般性核稿材料。档案资料是公文前提下建立的，档案资料是公文的持续。现把文档、公文、档案资料统归入公文管理方法，对其公文管理制度做下列要求。

(一) 文档管理制度

第一条 管理要点

1、 为使文档管理方面系统化、规范性、专业化，提升办文速率和出文品质，充分运用文档在各类工作中的指导意义。

2、 文档管理的范畴包含：上级领导出文、企业各种制度文件、外界发传真文档、现行政策具体指导类文档、各种合同文件等。

3、 规章制度类文档依照企业文本文档统一文件格式开展撰写，统一页眉、底部，注明公司全称及文档特性;文章正文一部分注明题型、时长、出文单位、具体内容等信息内容;用语标准，表述无分歧。

4、 依据文件名后缀、类型，对所有文件开展序号，依据序号按时存档，搞好相对的文字记录，以便查看。

第二条 制度规范

1、 材料的拟定、接收、打印出、存档梳理、阅览消毁等由办公室人员承担实行。

2、 企业汇报下达正式文件的支配权关键集中化在行政人事部，各部门一律不可自主往上、往下推送正式文件。

3、 企业对里公布文档由行政人事部承担拟定和审批，经理批准;各部门必须往下或对外开放出文的文档由各部门承担拟定，行政人事部承担审批，审批准确无误后行政办公室打印出，打印出后送到拟定单位审校，审校准确无误即可宣布打印出，由经理盖公章，批准。

4、 凡寄至企业的文档、发传真等，由公司办公室查收并搞好相对应纪录。

5、 绝密文件由行政人事部负责人存放，办公室人员对一般性文档开展分组管理，按时梳理并制做有关表格递交给部门主管。

6、 各部门因工作需要可阅览一般性文档，需严苛执行阅览办理手续，对有密级水平的文档，需行政部门人力资源主管审核，经理批准后即可阅览。

7、 公司办公室管理者对文档阅览状况开展备案，搞好阅览纪录并期限取缔。

8、 按时长、具体内容、单位、名字等信息分类整理开展梳理，配件、批文、终稿等资料收集彻底，归档办理备案。大半年一小清，年尾一大清国。

9、 依据归档时长及归档的必要性对文档开展消毁，需汇报行政部门人力资源主管签名准许，依照文档管理制度开展解决。

第三条 文档管理流程设计

1、 内部文件流程管理：起草文件→核查序号→审核、批准→打印文件→出文→文件存档

2、 外界文档流程管理：外界收文→文件整理→文件存档→取缔→文件存档→文件销毁

3、 阅览步骤：提交申请，办理流程→准许→阅览→取缔→文件存档→文件销毁

(二) 公文管理制度

第一条 管理要点

1、 为保证公文印制、解决、管理方面顺利开展，确保企业档案资料的安全系数、完好性，推动与提升机构管理的效果，充分运用公文在各类工作中的指导意义。

2、 公文管理范围包含：一般性公文(通知、公告、提议意见、会议纪要、汇总选编)、行政人事部出文公文(学习材料、各种简讯)、宣传资料、各种应归档的数据图表、别的相关企业的重大事情公文材料。

3、 除通知外，一般性公文并没有固定不动的文件格式，但务必标着页眉页脚，文本内容可依据公文主要内容开展调节。

4、 依据公文特性开展序号梳理，按时对公文开展存档梳理，维持纸质文档与文档的同步更新。

第二条 制度规范

1、 依据企业具体必须及上级领导分配，拟定撰写内部结构公布公文，贴到公示公告学习培训。

2、 依照公文管理范围，行政人事部的出文依据必须填好《发文簿》，全部公文原图均由行政人事部归类归档备查簿。

3、 行政办公室传出的学习培训公文，需另附学习培训进度安排;读者需努力学习并签字备注名称。

4、 按时长、具体内容等降序排列，整理归档，坚持不懈平常存档与年尾存档紧密结合，对比序号列举梳理明细。

5、 依据公文的及时性和储存的价值性，对公文开展梳理消毁;须上级领导审批同意，即可消毁。

6、 办公室负责人为第一责任人，若发觉公文遗失，办公室人员务必查明原因，属实向监管部门汇报，若未查明原因，则由公司办公室承担担负。

7、 违背之上要求者依照相关规定给予惩治。

第三条 流程设计

拟定公文→填好《发文簿》(必须时)→贴到→归档→更新目录(纸质档与电子版)→阅览→取缔→审核→消毁

(三) 档案资料管理制度

第一条 管理要点

1、 为了能维护保养档案资料的真实度和可查看性，使档案保管更科学合理、更专业，立即归类、梳理、编写、传送公文材料，提升档案保管品质与高效率。

2、 档案保管范畴：企业各种证件及各种文档、公文材料、别的应归档的信息资料。

3、 依据公文梳理和文件整理序号，对相匹配材料完成相对应的存档、梳理、备注名称，并存进专业的档案文件柜存放。

第二条 制度规范

1、 应存档的材料、原材料由办公室人员承担搜集，份额齐备，包含配件、批复、终稿等。

2、 全部存档公文原材料通过基本梳理，依据时长顺序再按同一新项目公文原材料集中化梳理，并贴标签。

3、 坚持不懈平常存档与年尾存档、按时存档与经常性存档融合，对比著录，列举明细。

4、 各部门需阅览有关档案资料，须由行政人事部负责人签名，审核通过后才可阅览，不可抄写、拷贝或借出去。

5、 档案保管工作人员需要遵循保密规定，执行信息保密办理手续，尤其是职工私人信息、公司照片等关键材料的存放，保证档案安全与详细。

6、 档案接收、转交，务必依据档案资料管理制度严苛搞好纪录。

第三条 流程设计

依据文档、公文文件目录梳理必须存档的档案资料→排列梳理，编写著录→归档→阅览→取缔

二、 办公设备管理制度

第一条 管理要点

1、 为了能提升办公设备管理方法，标准办公设备管理方法各类程序流程，节省办公经费，提升利用率。

2、 办公设备管理者承担办公设备的解决和管理方面，责任一致严格管理，无擅自侵吞状况。

3、 办公设备存放推行“日清月结，进出库相等、年尾查存统计分析”标准。

4、 办公设备的购置，应开展多方面较为，确保性价比高和品质，择优选用，有效支出。

第二条 制度规范

1、 公司办公用品的购置、存放、派发和办公用品的进库备案由行政办公室全权处理。

2、 办公设备购买应遵照下列程序流程：每月27号以前各部门将需要办公设备报至公司办公室，行政办公室依据各部门的需求计划和月末办公设备结算单里的物件具体库存量和使用量，作出采购方案，经部门主管准许，财务部门签名后才可购置。对急产品的选购，可依据实际具体开展灵活处理，但务必经部门主管准许。

3、 依据物件隶属类型，对办公设备开展立即进出库备案，标明名字、总数、规格型号、价格、进出库时长等，实现账物相符合。

4、 各部门领取的办公设备需立即派发，并搞好填写表格纪录;因特殊情况急缺申领未填写表格备案，过后须立即补填。

5、 所有人未经允许不可进到办公设备管理室，不可擅自侵吞办公设备。

6、 办公设备管理者承担接收入、离职人员的办公设备。

7、 公司办公室创建公司固定资产总分类账，一年开展一次归纳调查。

8、 管理人员按时对办公设备开展清查，核查库存量，确保进出库相等。

第三条 管理方法流程设计

编写《需求计划表》 审核 购置 进库备案 派发

编写需求计划 统计分析认购状况 月末结算归纳 出入库备案

三、 书籍管理制度

第一条 管理要点

1、 因为让大伙儿有一个优良的阅览自然环境、便捷的办理流程，标准图书馆管理工作中。

2、 书籍管理者严格执行规章制度中要求按时到岗，服务周到，确保借还步骤有序进行。

3、 依据图书类别，对书籍开展序号，并制作目录卡以便职工查看。

第二条 制度规范

1、 各部门可依据具体工作需要，申请办理认购书籍。

2、 依照各部门的真实要求认购书籍，公司办公室每个季度承担购置书籍1-2次。

3、 对全部书籍开展收集整理，贴上类型标识并序号备案，标明购入日期、创作者、出版社出版以及他有必要的新项目。

4、 按规定时长借阅图书、偿还书籍;阅览到期，未准时申请办理续借手续经通知仍未还书者，按规定开展惩治。

5、 借阅工作人员妥善保管好书籍，不可在书中圈点、划线、涂改，如比较严重危害或遗失书籍，需进行对应的赔付，遗失书籍者全额的赔付。

6、 图书馆管理员按时对书籍开展核对，如遇书籍遗失，查明原因，报部门主管，按指示做事。

第三条 管理方法流程设计

1、 申购流程：填好申购单→审核→购置→书籍进库备案

2、 借还步骤：查看图书目录卡→填好阅览单→图书卡签名→借阅→续借书籍，再度填好借阅单

四、 大会管理制度

第一条 管理要点

1、 为了提高大会品质，推动有效的沟通，提升行动能力，从而标准会务管理。

2、 依据企业具体及实际的状况，明确会议召开的必要性。

3、 清晰会议召开目地，合理安排，保证专而精，注重高效率标准。

4、 大会责任人合理的操纵大会，确立会议召开是否的界线;提升会议主持人操纵大会过程的工作能力与水准，确保大会成效。

5、 依照制度规定，严苛会务管理，与会人员准时参加大会，并遵循会议纪律。

6、 大会策划者顺势而为，确立大会关键点，搞好一切准备工作。

第二条 制度规范

1、 搜集会议议题，依据确定的话题搜集大会上需要材料，拟订会议时间、地址等搞好大会通知工作中。

2、 会议主持人承担大会的举行并承担现场秩序的维护保养，行政专员承担搞好相对的会议纪要。

3、 行政专员依据与会人员的讲话情况及有关事情，立即整理好会议记要或是大会决议，复印并贴到。

4、 依照时长排序，将全部会议纪要文字资料和电子资料同歩梳理并存档。

5、 会议纪要为企业的机要档案，存放工作人员不可私自泄露。如需查看应严格执行公文管理制度要求实行。

第三条 管理方法流程设计

开会：明确话题、大会上需要材料提前准备、通知→会中：积极开展，搞好会议纪要→会议后：梳理会议纪要→贴到→存档梳理

五、 日常保洁管理制度

第一条 管理要点

1、 因为构建一个较好的环境，塑造企业形象，确保日常保洁管理方面顺利开展。

2、 按规定，清理工作人员进行任何要求新项目，并实现相对应清洁规范。

3、 公司办公室管理者为第一责任人，管理方法全部清理新项目并不定时对环境卫生开展维持与维护保养。

第二条 制度规范

1、 清理地区包含：办公区域、洗手间、会议厅、木地板以及他列入以内的地区。

2、 依照排班表分配，轮着清扫清理，行政人事部工作人员承担卫生检查工作中。

3、 日常保洁推行环境卫生负责制，公司办公室管理者负责公司办公室全部地区的日常保洁，当天值日生准时搞好每一个清理，监管人立即搞好相对的监督。

4、 由公司办公室管理人员不定时对日常保洁开展维护保养，确保路面清洁，茶水供应，卫生间的干净和纸巾供货等工作中。

5、 值日生在要求期限内搞好全部清理新项目，填好《清洁卫生值日表》，监察员用心核查，并填好《清洁卫生监督表》。

6、 未按要求清理者，按规定给予惩罚。

第三条 流程设计

分配清理排班表→进行清理新项目→填值日表→监督管理→填好监管表→办公室人员实行维护保养→发现的问题→实行解决

六、 日常工作管理方法

(一) 招待管理方法

第一条 客人招待是事务的重要组成部分，为使接待规范有序，维护保养企业的公众形象，对接待做主要的标准。

第二条 以积极、激情、文明礼貌为标准，接待人员应大大方方，以诚相待。依照招待规定，严苛自身规定，保证言谈举止、礼仪标准。

第三条 接待人员了解往者用意，推动其见需要见的工作人员，并献上茶汤，搞好一系列的下一步工作。

第四条 流程设计：招待来访人员→了解来意，必须找的人→通知被访者→推动见面→献上茶汤→送行→梳理顾客走了之后清理

(二) 书报刊接收梳理

第一条 公司办公室管理者依照企业具体必须，订阅报刊，作出方案费用预算，承担申请办理定阅的相关办理手续。

第二条 公司办公室管理者承担每天扣除报刊并梳理置放在公共性浏览材料架子上，报刊、内刊可自由浏览，但不可弄出企业或随便撕剪，阅毕放回原位。

第三条 所有人不可随便将企业内刊挪为它用。

第四条 报刊每星期拆换一次，全部报刊每个季度解决一次。

第五条 流程设计：接收书报刊→梳理→置放文件架→按时清除

(三) 后勤工作

第一条 为了能坚决贯彻集团公司的各类规章制度，发挥和激发职工的主动性和自觉性，依据具体严苛规章制度。

第二条 后勤工作分成平时日常保洁管理方法和出勤备案归纳管理方面。

第三条 办公室人员承担每天的日常保洁监管和维护保养，立即提示值日生和监管人搞好相对应工作中。

第四条 依据出门工作员状况，立即催促其准时填好外出工作时长备案，属实填好时长及出门理由。

第五条 办公室人员每星期开展一次外出工作时间统计，每半个月开展一次考勤管理汇总统计，月末依据外出工作时长备案开展总体考勤管理归纳。

第六条 流程设计：监管→属实审批→归纳备案→表格

(四) 文化宣传管理方法

第一条 承担公司内部文艺活动的宣传策划和落实，另外承担企业外面的宣传策划维护保养工作中。

第二条 依据必须，立即收集信息、生产加工信息内容，搞好信息的传递工作中。

第三条 关心我国法律法规，立即纪录现行政策趋势，制做简讯以便学习培训。

第四条 搜集与作业相关的学习材料，丰富多彩大伙儿的知识层面，另附签阅单开展进展追踪。

第五条 流程设计：获得信息由来→编辑整理→贴到→学习培训→归档

(五) 别的事务管理

第一条 名片制作、接收发传真等其它事务管理。

第二条 承担企业公文的复印工作任务。

第三条 承担花草树木盆栽花卉的维护保养工作中。

第四条 帮助其他部门工作中，成功上级领导交待的其它日常任务。

附录

第一条 本规章制度由行政办公室制订，解释权归公司办公室。

第二条 本办法由经理审批后实行，改动时亦同。