文件管理制度15篇

文件管理制度15篇

伴随着社会发展不断发展，我们每个人可能接触到了制度，制度是国家行政机关、社团组织、机关事业单位，为了维护正常工作中、工作、学习培训、生活中的纪律，确保我国政策方针的成功实施和各项工作的正常的进行，依照法律、法案、现行政策而制定的具备法规性或规范性与约束的应用文。拟起制度来就没有头绪？下面是小编给大家搜集的文件管理制度，欢迎各位共享。

文件管理制度1

（一）目地

为规范化管理本公司的生产安全规章制度制度，保证符合我国最新法律法规、规范和标准，合乎本企业特点，具备具体的指导意义，制定本制度。

（二）应用领域

本制度适用xx水泥有限公司生产安全规章制度制度，操作规程及其它生产安全文档编制、公布、应用、审查、修定等管理方法。

（三）规范性引用文档

《文件控制程序》

（四）岗位职责

1.经理具体负责制订、审批、审签并落实本公司生产安全规章制度制度和、职位操作规程和岗位生产责任制。

2.生产制造技术处承担执行对安全性规章制度制度、职位操作规程和岗位生产责任制文档编制机构、审批修定，包含与安全管理标准化相关的外来文档。

3.各生产基地、部室在职责范围内明确分工本部门生产安全管理制度、操作规程和岗位生产责任制编制及管理。

(五)管理规范

1.安全性标准化文件的种类、序号

1.1本公司的安全性标准化文件主要包含：生产安全规章制度制度、操作规程、岗位安全生产责任制、安全事故事故应急预案等。

1.2安全性标准化文件的受控状态

安全性标准化文件分“可控”和“非可控”两种方式。“可控”文档发放对象是我们公司与规范化运作相关的单位或者个人。“可控”文档派发时其封面图盖上“可控”章，进行统一序号，对其持有人登记，如果需要盖xx水泥有限公司公章。“非可控”文档只开展序号和纪录，可以作为一次性文档给予给客户，发出后不再进行管理方法。

1.3安全性标准化文件的编号规则：

1.3.1企业自主编制安全性标准化文件的编号规则：

注：

“WNXN”，是“xx水泥有限公司”的编码

“WN”是，“威宁”的拼音字母第一个字母缩写；

“XN”，指公司名字“西南地区”；

“R”就是指“纪录”；

“AQ”，指各安全文件的序号，生产安全规章制度制度WNXN-AQZD，安全操作规程WNXN-CZGC，安全责任制WNXN-AQZRZ等逐渐编，需保存文件控制的有关纪录。

1.3.2国家行业地区等规范选用原序号。

2.安全性标准化文件编制

2.1生产制造技术处具体负责撰写《生产安全管理制度选编》，包含《应急救援预案》《岗位安全操作规程》《岗位安全生产责任制》等相关资料的撰写，依照安全管理标准化的13个因素展开溶解，各生产基地、部室依照职责范围承担本部门所涉及到的安全管理标准化因素开展安全文件的撰写。

2.2 《生产安全管理制度选编》最少包括以下具体内容：安全目标管理、安全生产责任制管理方法、相关法律法规技术标准管理方法、安全投入管理方法、文件或档案保管、风险评价和管理控制、安全培训管理方法、特殊工种管理方法、设施设备安全工作、项目建设安全性“三同时”管理方法、生产制造设施设备验收管理、生产制造设施设备损毁管理方法、施工和检维修安全工作、危险品及重大危险源管控、作业安全管理、利益相关方及外用工（企业）管理方法、职业健康管理、安全防护用品（具）和保健产品管理方法、安全大检查及隐患治理、突发事件应对、安全事故管理方法、安全性绩效评定体系等。

2.3制度具体内容要符合我国相关法律法规、政策法规，规范和标准，必须符合本公司的具体，不可以照抄照搬。

2.4制度的撰写工作人员应掌握我国相关法律法规、政策法规，规范和标准，了解本公司的组织结构和管理特点，保证合规。制度的文件格式提议包含以下几点：目地、应用领域、规范性引用文档、岗位职责、管理规范、信息等。

2.5 《岗位安全操作规程》要包含本公司的所有职位（或机器设备），具体内容要根据特定风险源（危害因素）识别与风险分析评价与控制。其文件格式提议包含以下几点：目地、范畴、关键风险性及控制方法、安全操作规程、安全注意事项、应急管理、配件等。

2.6应急预案的撰写必须符合《生产经营单位安全事故应急预案编写细则》的需求，应按规定审查，并报安监部门办理备案。

3.安全性标准化文件的会签

3.1安全性标准化文件文稿编写完成后，生产制造技术处应先文稿发放给有关部门，或个人有关部门、工作人员探讨，普遍征询各个部门人员的意见。

3.2各个部门工作人员所提出的意见，生产制造技术处应做好记录，掂量采取后融入在其中。

4.安全性标准化文件的审核

4.1《生产安全管理制度选编》由生产制造技术处机构撰写，生产制造技术处责任人审批后请示主管领导，由经理准许。

4.2各个部门承担编制安全性标准化文件由各个单位自主拟定，生产制造技术处责任人审批后请示主管领导，总经理准许。

4.3安全性标准化文件在发前，审批时要求派发范畴。

4.4各生产基地、部室责任人承担审批单位拟定文件，报总经理审批。

5.安全性标准化文件的出台

5.1受控文件由行政部门人事科根据文件发放范畴统一派发。

5.1．1企业关键安全文件、制度由行政部门人事科文档派发程序流程派发，派发方式根据企业OA或ERP管理信息平台发放给有关部门，有关部门需及时查看，获得归档。

5.1．2一般的安全文件，由拟订文档单位，按文档派发程序流程派发，派发方式根据企业OA或ERP管理信息平台发放给有关部门或本部门，有关部门或本部门需及时查看，获得归档。

5.2安全性标准化文件派发需在《文件发放/回收登记表》上备案，受控文件应纪录派发号，且有文件接收人签字，保存派发纪录。

5.3各生产基地编制生产安全管理制度及职位操作规程应当由行政部门人事科发放给有关职位，并组织培训考核，保存纪录材料。

5.4安全性标准化文件应以企业宣布文件发布。

5.5各生产基地、部室应严格执行安全性标准化文件的需求实行。

6.安全性标准化文件的应用

6.1文档应用人受控文件损坏严重危害使用中，需向公司办公室申请办理拆换办理手续，交还损坏文档，补领新文件。补领新文件，派发号不会改变。

6.2文档使用者遗失受控文件需向行政部门人事科汇报，表明遗失缘故，经原准许人审批后补领新文件。

6.3行政部门人事科储存有关《受控文件目录》。

7.安全性标准化文件的审查

7.1企业每年都要机构一次对安全生产法律政策法规、技术标准、规章制度制度和安全操作规程、岗位安全生产责任制执行情况和可用状况进行全方位定期检查评定，并撰写分析报告。

7.2某些文档因可执行性等因素必须临时性审查的，由维保单位明确提出，生产制造技术处具体负责安全管理标准化文件评审，来确认是否要改动。

7.3发生以下状况时，审查工作中可以马上进行，保证安全规章制度制度和作业指导书的适用范围和实效性：

7.3.1国家安监总局一个新的相关法律法规规范及其它规定在官方媒体发布或者通过指示精神下发时。

7.3.2省份等相关部门生产安全行政主管部门新下达的安全工作政策文件通知时。

7.3.3企业新工艺新技术、新设备、新品跟新方式的交付使用时。

7.3.4当出事故时，生产工艺材料及发生变化时。

7.3.5公司产生并购时。

8.安全性标准化文件的修定

8.1制订文档修改的方案，并依据文件评审结论、安全大检查反馈的难题、生产制造安全事故案例和绩效评定结论等，对生产安全规章制度制度及职位操作规程开展修定，保证其合理和可用；

8.2安全性标准化文件必须变更时，应该有文档变更人书面说明缘故及变更具体内容；重要变更（如系统等）还应当附带充分的理由和根据，经部门负责人签署，文档主管机构审批后，报原文件准许人批准。原准许人产生变化或者其职责发生变化时，需报接任其职责工作的人员准许。

8.3安全性标准化文件经改动后该标明修改状态，自0逐渐次序序号，改动页超出2/3时要换版。

8.4安全性标准化文件的换版和文件信息废止及消毁要登记。

9.安全性标准化文件的监管

9.1审核批准文件应按照文件信息编号规则给予序号备案。文件起草单位应先文档原图和批件交公司办公室储存。以媒体形式储放文档应数据加密/将硬盘标志归档。

9.2需临时性阅览安全性标准化文件时，应经安全文件管理方法部门领导准许并给予备案，阅览者要在规定日期期限内偿还文档。文档原图不对外阅览。

9.3文件复印和副本需填好审批单，由行政部门人事科责任人审批后实行。未经许可所有人不得随意复印和副本。

文件管理制度2

为了能操纵公司文件发放适度范畴、废止文件信息立即回收利用，保证各个部门、生产车间所采用的公司文件实效性，特制定本要求。

1、文档发放：

(1)财务部门、生产技术部、市场部公司办公室以本部门为名组成并且在本部门管辖区域内发放文档，分别分配派发和回收利用。必须在企业各横着关系单位中间派发执行文件，由公司办公室分配专职人员统一派发和回收利用。

(2)各个部门需公司办公室分配派发文档时，尽量将文件打印并打印好，由部经理书面形式注明派发范畴、派发时长并签字后送综合部，由办公厅主任分配文档派发人给予派发。

(3)一切文档，派发人须创建“文档派发回收利用申请表”。发放给各个部门的所有文件，由部门领导签名接受。如部门领导没有在，由单位到场工作人员签字代办。代办人尽量承担迅速将文档转至部门领导。需本人接收到的文档由单位内部结构创建“文档派发回收利用申请表”，然后由本人亲身签名接受。

(4)需发放给正部长下列管理方法、辅助人员职工文件(包含学习资料等)，派发人仅需发放给有关正部长级管理者，然后由正部长级管理者分配发放给有关本人。

2、文件信息变更：

(1)一切原因导致文件信息某些词句必须变更，且变更后不受影响全部文档版块的清洁好看，将原编写所组成的部门领导书面形式注明更改位置和如何更改(数据信息性或原则问题的须报隶属部经理签名认同)，连着编写组成部门领导的人名章送原派发人，将原派发人依据原派发范畴及归档给予变更。

(2)文档派发人依据变更篇幅是多少和速裁情况，可去现场为正本人变更，也可以取回后给予变更，再返还给原收货人。但变更时一定用多线划去原词句，在划去的词句相匹配上边行间距室内空间附上新词句，并且在变更处盖紧原编写组成部门领导的人名章。

3、文件信息翻页：

(1)一切原因导致文档宣传单页大规模改动，需翻页的，将原编写组成将需改动网页页面进行调整直接打印、打印好，对其部门领导书面形式注明翻页情况(属数据信息性、原则问题改动须部经理签名认同)送原文件派发人，由原文件派发人依据原派发范畴给予翻页。

(2)全部需翻页文件，由文档派发人统一翻页并注明执行时间，将该页消毁。

4、文件信息回收利用、废止：

(1)因公司制度归纳、部门调整、整体规划转变等因素，导致原文件材料和新文件材料反复、矛盾而无效的，由归纳部门或新文件编制组成部门领导，分配原派发人给予回收利用。

(2)文档派发人们在回收利用文档时，尽量持“文档派发回收利用申请表”将原接收人在申请表有关栏中签字后回交。

(3)每一年12月中下旬，由公司办公室通知各个部门，对年度平常未统一回收文档、表格等失效原材料清除回收利用一次。

(4)全部回收文档均于回收利用当日送公司办公室，由办公厅主任统一安排消毁。

5、其他要求：

(1)一切单位以公司名义组成文件讨论稿或宣布稿，尽量发放给董事长兼经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、企业各部门责任人及其它密切相关工作人员，便于掌握公司政策方位，结合公司各个方面情况系统化进行调整，保证插口单位的互相配合。

(2)不管部门或企业发放文档在派发时都需在档案库房归档办理备案。

(3)一切文档相关部门负责人接受后尽量领学或传递应实行的职工，觉得必须打印下达到有关职工时，须向原派发单位提交申请，将原派发单位打印按派发程序流程给予派发。不可擅自打印下达，防止文档适用范围无法控制，导致合理和失效版本搞混。

(4)全部翻页或废止文档属归档的或者有关部门需留存备查证明的，派发人仅需盖紧作废章就可以，不予以取回，但档案管理员需在“废止文档”档案栏目备案标明，保管好，便于备查簿。

文件管理制度3

1、阅览室要明确专业人员负责存档、阅览、安全防范工作中，并把责任人名册贴到在阅览室入口。没经责任者批准，其他工作人员不能进到。

2、阅览材料必须取得资料管理员的允许，务必申请办理阅览登记，按时偿还。

3、材料房间内禁止生用火，禁止吸烟。

4、资料管理员要定期维护与维护家用电器及照明线路，定期维护电源总开关和开关电源插头插座。

5、材料房间内要配全各种消防设备，定期维护并定期更换。阅览室管理人员要熟识消防设备的摆放和操作方法。

6、工作员离去阅览室时，要锁好铝合金门窗，断开房间内一切开关电源。

7、房间内材料要统一编码并摆放好，室内干燥、自然通风顺畅并留够安全出口。

8、阅览室入口须贴到阅览室平面布置图和安防设备位置示意图，及其应急出口平面图。

9、阅览室安全工作制度需贴到在材料室内墙。

文件管理制度4

1、总检员对二级维护之上完工在出厂车子，审签机动车维修完工产品合格证。

2、合格证书由资料管理员承担存放，视生产状况由专职人员持路面运输许可证团本到主管部门增领。

3、合格证书由总检员向资料管理员领到，资料管理员须创建合格证书申领、审签台账。

4、总检员须逐条填好合格证书，签字加盖本公司公章，审签后合格证书底单交给资料管理员储存。

文件管理制度5

一、通则

1、为规范公司文件的拟定、审核、传递、归档工作中，充分运用文档在各类工作上的指导作用，结合公司的具体情况，特制订本制度。

2、文档管理具体内容主要包含：上级领导函、电、来文，企业汇报下达的各种各样文档，平级利益相关方函、电、来文。在其中工程系统与甲方的来往信件按《档案保管制度》实行。

3、公司文件由公司办公室统一管理和归档。

二、文档的种类

1、外收文：企业外部的接收到的政府公文。

2、外出文：以企业名义向外界上传的文档。

3、内写作：企业内部下达的文档，分成正式文件和临时文件夹(指及时性很强的文档)。本制度的外写作所称的是正式文件。

三、内写作的监管

1、内写作的范畴：

但凡以公司名义对里公布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属于内写作范畴。

2、内写作的序号

各个部门派发文档以前，应缴至公司办公室统一序号并保留一份(见附件一《编号规则》)。

3、格式要求(配件二)

⑴、每一页页眉右边标明公司名字并且用五号宋体字加粗字体。

⑵、每一页底部核心标明页码和总页数，在其中总页数用“()”括起。

⑶、进入首页文章正文上边标明文件信息`序号、生效时间、修定时长、总页数、拟订单位，签发人。

⑷、文件标题应用宋体字小二号字垂直居中。

⑸、文章正文应用小四或四号宋体字，行距1.5倍。

⑹、主题内容/抄报/密送应用小四或四号宋体字。

⑺、公司全称：在署名、合同范本等情况必须使用全名。

注：主题内容即文件内容核心关键词。抄报适用需掌握文件内容的公司管理人员，密送适用需掌握文件内容的有关单位、部门和平级单位。

4、公司办公室负责对各个部门拟定的格式文件进行审查，对不符合格式要求的，有权利退还并按照要求文件格式纠正。

文件管理制度6

1、目地

要求我们公司文件材料的撰写、准许、公布、变更、储存和废止等系列活动及其可用外界文件信息操纵规定,保证企业各项任务正常的进行和储存必须的直接证据。

2、应用领域

适用我们公司内部文件的撰写、接收、操纵及材料存放和外界文件信息管理方法。

3、岗位职责

3.1各部门承担工作文件的撰写、收集归档。

3.2综合部承担小区业主档案管理方法和控制。

3.3公司办公室承担文档派发、归档、材料存放及其文件信息解决。

3.4办公厅主任负责人文档、材料相关工作的操纵。

4、政策文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作流程及管理办法

5.1文件信息造成

5.1.1各有关部门依据岗位需求撰写文档。

5.1.2经理助理对文档进行审查。

5.1.3经理审核通过文件由公司办公室打印出和派发,做为非受控文件起效。

5.1.4公司办公室对生效的文档印刷,必须采用[印刷文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文档、材料的类型

5.2.1受控文件

a)内业资料;

b)工程图纸材料;

c)依照质量管理体系控制标准进行管理方法文件;

d)在质量管理体系中引用的法律法规、法规及外界文档;

e)与服务过程相关的合作协议书;

f)小区业主档案资料(如:公共性合同、客户申请表等,归属于小区业主资产,由综合部管理方法和控制,实际实行[顾客财产管理程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理方法和控制实际实行[文档管理程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司运营与服务工作范围有关文件做为非受控文件管理方法,公司办公室应对它进行归类和编号,这样有利于存档,按照目前企业已有的非受控文件,可以分为:

a)内写作、外写作:1

b)没被质量管理体系引入的外来文档:2

c)与服务过程不相干的合作协议书:3

d)没被质量管理体系引用的相关法律法规:4

e)国家标准性文件:5

f)相片、视频:6

g)计算机存储:7

5.3文档、资料目录的编号

x-x.x-xx

文件盒序号

同号柜系列号

文件柜序号

文档类型编号

5.4文档、资料归档及管理

5.4.1各部门对各类工作文件开展撰写、搜集、梳理和归档,并归纳到公司办公室统一管理。

5.4.2公司办公室承担文档、材料的安全性预防,企业全部受控文件与非受控文件的相关资料均属于安全性文档。

5.4.3公司办公室负责对文档、材料的监管保护和,文档、材料应分类整理包装储放,针对需归档文件、材料一定要归档,并制定[归档办理备案资料目录](qr-wd01-02-02),标明文档类型、编号、份额等,或用必需还应该有具体内容表明。并且在文件柜上贴上去储放文件信息编号范畴。保证启用、阅览文档、资料时便于识别查找,有利于对文件材料的存放。

5.5文档、材料发放

5.5.1文档应按照各部门工作内容和范畴派发,由公司办公室制订[文件分发申请表](qr-wd01-02-03),标明派发范畴、总数、派发号等,同时要求领用工在[文件分发申请表]上签领,便于对发放文档开展统计分析和检测。

5.5.2公司办公室在文档派发的过程当中不可错发、丢失,发觉文档错发时应该马上讨回,与此同时做好文件信息挽救工作中。

5.6文件材料的启用、阅览与偿还

5.6.1阅览者要在[文档、材料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详尽标明文档、材料的序号和图号,并及时偿还和申请办理偿还办理手续

5.6.2阅览文件、材料未经许可不可打印、摘抄、借出与传播。

5.6.3阅览文件、材料偿还时,公司办公室解决文件材料是不是完好无损开展安全检查,若文档、材料损坏的,阅览者要论述损伤缘故,并且在[文档、材料借阅登记表]的备注上注明,因人为失误导致应追责当事人义务。

5.6.4安全保密性文件信息启用与阅览要求

a)a级绝密文件材料:企业年度工作计划、企业年终报告汇总及企业章程、股东会决议,企业财务报告、诉讼文档等启用与阅览须经经理准许。

b)b级绝密文件材料:小区业主档案资料,企业职工档案、公司规章制度、公司运营专项审批文档等启用与阅览须经办公厅主任准许。

c)c级绝密文件材料:内业资料和专业性工程图纸材料、相关法律法规类文件信息启用与阅览须经相关部门领导准许同时向公司办公室联络申请办理。

d)领域负责人阅览文档、材料的仅限b级商业秘密和c级绝密文件、材料。

e)小区业主(客户)因工作需要阅览文档、材料的,仅限技术图纸和已贴到在公共场合文件。

f)外界企业阅览、启用文档、材料的仅限于我国执法机关,如公安部门、检察系统、人民法院等有关单位因工作和破获案件所需要的,能够给与帮助与相互配合,但在这以前应检验跟备案到访单位及人员的证明文件或相关证明,由办公厅主任向经理请示后亲身申请办理。

g)之上文件材料的读取与阅览按5.5.1、5.5.2和5.5.3条文实行。

5.7文件信息拷贝、损坏和遗失

5.7.1未经许可,不得擅自打印企业的文件材料,如因工作需要复印文件,需经办公厅主任准许,并且在[文件复印申请表](qr-wd01-02-05)上填好复印文件的名字,打印总数,并签字。

5.7.2文档使用者解决文档保管好,当文件损坏严重危害或使用遗失时,应填好[文档补领申请表格](qr-wd01-02-06),由办公厅主任准许,申请办理拆换办理手续。补领新文件时要取回损坏文档,并要给予一个新的派发号,一个新的派发号持续原先文件分发号。

5.8文档、材料的升级

文档提升条文和升级时要定期更换,确保在应用处得到合理版本号。

5.9文件信息废止与消毁

5.9.1具体内容不太适合企业运作甚至超过有效期文件,通过经理到期批准后给与废止或处置解决。

5.9.2在派发时发现文档丢失或在使用中文档损坏比较严重和遗失的,应向上级汇报,经经理批准后,给与废止解决。

5.9.3废止文档盖作废章,留一至二份办理备案,其他消毁。文件销毁解决时要两人开展,一人执行,一人监管。

5.9.4公司办公室针对废止和消毁文件,需在[废止、消毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明废止或销毁文件的序号、版本信息和派发号废止,同时向各个部门书面形式公布作废声明,避免错用。

6、所使用的记录表格

编号

名字

序号

储放地址

储放时长

1

[印刷文件登记表]

qr--wd01--02--01

公司办公室

一年

2

[归档办理备案资料目录]

qr--wd01--02--02

公司办公室

长期性

3

[文件分发申请表]

qr--wd01--02--03

公司办公室

一年

4

[文档、材料借阅登记表]

qr--wd01--02--04

公司办公室

一年

5

[文件复印申请表]

qr--wd01--02--05

公司办公室

一年

6

[文档补领申请表格]

qr--wd01--02--06

公司办公室

一年

7

[废止、消毁文件登记表]

qr--wd01--02--07

公司办公室

一年

起草人:审批人:审核人:

日期:日期:日期:

文件管理制度7

1 目地

为了规范生产安全文件档案的监管,保证文件档案的完好性、合理化、合理性,使也意思将来工作推进给予参考文献和文献,特制定本制度。

本制度适用我厂与生产安全相关的文件档案的监管。

2 岗位职责

2.1 安全工作部门负责制定本制度,并协助综合性监管。

2.2 各个单位承担本公司文件档案的监管,并协助监管定期检查考评。

2.3 各个单位专职安全员承担本公司文件档案的搜集、存档和存放。

3 具体内容

3.1 文档资料收集 生产安全文件档案具体内容如下所示:

3.1.1 国家相关安全生产法律政策法规、技术标准及其它规定。

3.1.2 上级主管单位生产安全文档、批复文、领导干部指示材料及会议资料等。

3.1.3 我厂生产安全文档、生产安全管理制度、操作规程、安全会议记录原材料、安全性学习材料、领导干部指示材料及。

3.1.4 生产安全工作计划、汇总、汇报等。

3.1.5 各种各样安全活动记录、安全性管理台账、事故调查报告、安全性通报等。

3.1.6 经销商、承包单位材料证明。

3.1.7 安全设备检验、校检汇报、信息等。

3.1.8 安全性、职业卫生评价汇报。

3.2 立卷归档

3.2.1 文件材料应依据其相互依存、储存价值分类立卷,确保档案齐备、详细,能代表生产安全关键状况,便于存放和运用。

3.2.2 应依据文件材料的必要性,案时长永久性、长时间和短期内等三种开展时长梳理,归类存档。

3.2.3 各个单位于每年2月底前对上年度的文件材料开展存档,统一储存。

3.2.4 各种各样文件材料按一定特点开展排序和专业化,应条理清楚,撰写页数,填好卷内文档资料目录。

3.2.5 不一样使用价值,不一样属性的文件材料理应差别管理方法,独立立卷。

3.3 档案存放

3.3.1 档案资料应入柜发布,科学合理排序,防止泄露和绑扎堆积。

3.3.2 要采取防水、防蛀对策,避免档案资料毁坏。

3.4 档案借阅

3.4.1 文件材料档案借阅,务必阅览办理手续,阅览当案需要注意维护,不可遗失、毁坏、修改,要按期偿还,期满不可以归还者,要说明原因,并办理续借手续。

3.4.2 阅览的个人档案要注意保密,未经同意许可,不得擅自公布、发布或出借别人。

3.4.3 偿还档案资料时,由档案管理人员当众查点清晰,并且在阅览登记本上销户。

3.5 档案销毁

针对到期并丧失储存意义的文件材料,经企业领导批准,能够按时消毁,如果需要搞好消毁纪录。

4 有关纪录

《文件档案清单》

5本制度由安全工作单位制定并负责解释,自公布之日起执行。

文件管理制度8

一、文档管理具体内容主要包含：上级领导函、电、来文，本公司汇报下达的各种各样文档，实际由公司办公室承担。

二、对相关部门发来文档，需要进行文档、批准文号、机密文件序号的核准、备案。

三、本公司出门工作人员召开会议带到文件及材料需及时提交收登记序号存放，不可本人储存，如员工工作需求阅览不可打印或使用。

四、凡正式文件在经登记后由办公厅主任（或办公室主任）根据文件内容与特性阅签后，分送领导及承办部门阅办，秘密文件或急件应马上送呈领导干部（或上级领导）阅批后分送承办部门阅办。为防止文档库存积压害人害己，一般需在当日阅签过。

五、核稿文档应严格执行核稿类型和保密规定，均不得有秘级文件带回去、寝室和公共场合，也不能将文档出借别人阅看。对并未传递文件不可往外泄漏具体内容。

文件管理制度9

（一）目地

创建关键生产安全全过程、事情、主题活动、检查的项目安全记录档案资料，并强化对安全记录的高效管理，灵活运用文件或档案信息网络资源，为生产安全服务项目,标准生产安全文件档案原材料存放阅览消毁程序流程,特制定本要求。

（二）应用领域

本制度适用企业文件、档案保管。

（三）规范性引用文档

《中华人民共和国安全生产法》

《中华人民共和国档案法》

（四）岗位职责

1、行政部门人事科承担企业安全文件和档案日常管理方法。

2、公司各部门承担本部门的安全记录和档案管理方法。

（五）管理规范

1.档案保管范畴

1.1企业对涉及关键生产安全全过程、事情、主题活动、检查的项目安全生产资料（包含文件或纪录）按时存档，执行档案保管。

1.2对一般的安全记录按企业的《记录控制程序》实行。

2.存放事宜

2.1企业的生产安全文件或档案存放，要符合我国文件或档案保管规定，有文件柜归档文件，应用文件夹档案存柜，归类清晰有效，有利于查看，保证防火安全防水防蝇防虫清理自然通风干躁。

2.2极为重要的文件档案，要准时存档，存放企业档案库房。

2.3一般文档、纪录，由各生产基地、部室自主按照规定存放。

2.4保管档案的地方必须做到有专业人员负责、配置消防器材，标识严禁烟火标志。

2.5档案箱、柜；锁匙专职人员存放。没有关系工作人员不能进到档案库房。

2.6健全安全性存放对策，避免档案资料人为因素或自然破坏。

2.7案材料的存放和储存应科学合理、标准，有利于搜索。

3.存档时长

3.1申请办理完毕的文档，按工作中分阶段开展存档。

3.2按本年度产生文件，第二年上半年度存档。

3.3凡是有法律法规效应的文件材料，一经鉴别就立刻存档。

3.4凡是有安全保密性文件，随时随地产生，随时随地存档。

4.文件或档案保存方式档案资料用打印纸张方式存放。

5.安全性档案阅览

5.1凡我们公司员工因工作需要查看技术性文件档案，专业技术人员备案后才可查看，其他工作人员须部门领导准许，并且经过档案员批准后，即可查看；如查看财务报表、考勤管理、薪水等须单位上级领导准许，并且经过档案员批准后，即可查看；查看其他文件信息，须部门负责人准许，并且经过档案员批准后，即可查看。

5.2查看档案资料需要办理登记，正本不借，确因工作需要，需经主管机构准许，给予拷贝。

5.3企业关键文件、技术文档、合同书(协议书)，没经企业领导批准允许，所有人不可查看、阅览。

5.4技术专业专业书籍，一律推行先存档储存，再申请办理阅览办理手续，如长期用的，单位内部结构应备用一本。

5.5外企业来公司查看档案资料、材料，务必获得主抓副总之上领导的准许允许。

5.6每一次阅览档案文件最长时间为十几天，能够续借，期满由资料室工作人员承担追款，如须长期用的单位内部结构则打印给予备份数据，并确保文件内容不可泄露。

5.7查看、阅览档案文件工作人员，要爱惜公司财产，使用中禁止在档案资料、材料上划线、型号修改、提取等危害档案资料、材料的情况出现，违反者严肃查处。

6.信息保密事宜

6.1档案管理人员要严格遵守保密纪律，档案内容不外传。禁止所有人擅自保管档案。

6.2对企业下达的保密文件及关键会议材料各个部门开展保管好，并登记管理方法，不可乱丢乱堆

6.3保密文件的拷贝务必执行审核、登记。必须按照核准的份额，不得随意多印存留。复制文件应按照全文秘级进行监管，拷贝中所形成的废页可作为秘密文件消毁。

6.4绝密文件文档、和资料登陆密码电文不可全篇抄写，是因为工作中务必摘抄的，需经企业领导批准，并执行登记。没经允许，不得随意打印、重印和摘抄。

6.5损毁的、过期档案材料及档案管理工作中所形成的无需要进档的草纸，要登记，经负责人领导审批，送到相关地址监管消毁，保证保密安全。

6.6对评不上秘级又不适合公开发布档案资料，可划归“内部结构”。

6.7秘级和保密期限的确认和变动及其破译，必须经过企业上级领导审核批准。

6.8查看“机密”档案资料需要由经理准许，未经许可不可拷贝和摘抄。

6.9“机密”档案资料务必放到保险箱中独立储放。

6.10定期维护档案资料保密，发现的问题妥善处理。档案资料工作人员应严格执行保密纪律，避免泄密产生，对导致泄密的责任人，要视情节严肃查处。

7.改动、填补事宜

7.1改动、填补科技档案，务必填好改动、填补审批单，并且经过主抓副总之上领导审批后，即可改动，一切个人和单位不得随意修改。

7.2档案库房务必对自身存档的科技档案的改动，进行监管和检测。

8.消毁

8.1档案库房对已经存放到期，拟消毁档案资料明确提出存毁的基本意见，并对拟消毁档案资料按类型备案，由专业技术和档案资料工作人员一同评定档案资料，明确消毁或存续，各自提交主抓副总之上领导干部进行初审。

8.2归纳评审意见，虚构档案销毁明细。消毁明细是准备消毁案件材料的登记薄。与此同时还应当编写一份消毁档案书面材料。

8.3消毁明细连着消毁档案书面材料提交总经理审核批准。

8.4消毁时应开展监销。

经评定准许消毁的档案资料，务必送指定地点消毁，禁止出售或进行其他用；消毁档案资料时要派专职人员护卫到指定地点，由两个人（或两人以上）监管消毁，并且在消毁明细上注明"已消毁"字眼和消毁日期，监销人要签名盖章，以表承担。经核查禁止消毁的档案资料仍再次储存，并再消毁明细上详尽标明。

8.5档案销毁具体的工作由公司办公室筹办，并把消毁明细存档。

对已经到了保存期生产安全文件或档案材料，由企业生产工艺处或有关部门提交申请，由企业上级领导及负责人审批审签，对审批同意消毁的原材料，由企业生产工艺处或有关部门消毁，并且在消毁纪录上签名。

文件管理制度10

(一)通则

第一条为降低出文总数，提升办文速度与出文品质，充分运用文档在各类工作上的指导作用，依据中间有关文书处理的相关规定，融合我司的具体情况，特制订本制度。

第二条文档管理具体内容主要包含：上级领导函、电、来文，平级函、电、来文，我厂汇报下达的各种各样文档、材料。

第三条依照党建职责分工原则，厂区各种文档分别由政府办督查室和厂里办(下称两办)属地管理。

(二)收文的监管

第四条文书的查收

1.凡访厂公启文档(除厂领导干部订启的外)都由厂收发员备案查收(由领导或邮电局机密文件报道员直送档案室的机要文件以外)后各自交两办机要秘书拆开。在查收和拆开时，收发员和机要秘书均特别注意查验密封和邮戳。对张口和纪念邮票撕烂信件应查找原因，对秘密文件张口和国外信件纪念邮票被撕应拒绝签收。

2.对上级领导机要部门发来文档，需要进行信封袋、文档、批准文号、机密文件序号的"四专业对口"核准，假如其中一项不对口，应该马上汇报上级领导机要部门，并备案错漏文件信息批准文号。

第五条文书的序号存放

1.两办机要秘书对上级领导来文拆开后需及时另附"文件整理核稿单"，并归类备案序号、存放。需由工厂筹办或存档的厂领导干部亲启文档，厂领导干部起封后，也可分别交两办申请办理正常的办理手续。

2.我厂出门工作人员召开会议带到文件及材料需及时各自提交两办机要秘书登记序号存放，不可本人储存。

第六条文书的阅批与分转

1.凡正式文件都应分别由两办主任(或办公室主任)根据文件内容与特性阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，文件应送呈厂领导干部(或上级领导)亲身阅批后分送承办部门阅办。为防止文档库存积压害人害己，一般需在当日阅签过，及时文档要即阅即办。

2.一般函、电、票据等，分别由两办机要秘书立即分转解决。如涉及到好多个企业会办文件，应同主办方联络后再分转解决。

3.为加快文档运行，机要秘书需在当日或第二天将文档送至厂领导及承办部门，如关系着多个各个部门，应按照批复顺序先后核稿，最晚不能超过二天(突发情况除外)。

第七条文件信息核稿与催办。

1.核稿文档应严格执行核稿类型和保密规定，均不得有秘级文件带回去、寝室和公共场合，也不能将文档出借别人阅看。对并未传递文件不可往外泄漏具体内容。

2.阅读文章文档应尽早，当日阅完后该在下班了前把文档交档案室，阅批文档一般不能超过二天，阅后该签字以表承担。若有领导干部"批复"、"拟办意见"两办应责令相关部门和人员按文档所提出要求和领导批示申请办理有关事宜。

3.阅文时不可抄写全篇，不可随意拿走文件夹内一切文档及配件，如确系工作需求，需要办理阅览办理手续，以避免遗失泄露。

4.文档阅完后，应提交两办机要秘书，切勿边线发球。

5.两办机要秘书对文档承担催办检查督促的职责，承办部门收到文档、函电应该马上特定专职人员申请办理。均不得文档压放分散化，如果需要备查簿，应当按照相关保密规定，并征求两办批准后，给予打印或摘抄，正本需及时存档资金周转。

6.依照阅文范畴，离、退休职工，一般由相关部门按时组织学习有关文件，或者由两办档案室通知到机要室阅文。

(三)出文的监管

第八条出文的相关规定

1.厂区汇报下达正式文件的权力各自集中化党委会和厂里，各群众团体和单位一律不得自主往上、往下推送正式文件。

2.各群众团体、单位必须往上体现报告关键状况或往下分配布局重要任务规定出文可分别向党委会、厂里明确提出出文申请办理，并把文档底稿各自交两办审批。党委会、厂里允许出文，则两办各自按党、政组织机构和业务职责分工统一归口管理以党×字、厂×字出文。群众团体文档由党委会转呈。

3.对厂区影响很大，涉及到多个厂领导干部主抓范畴文件，需由领导班子或场长准许审签。其他文档都由主抓厂领导批准审签。

第九条出文的范畴：

1.但凡以党委会、厂里为名传出文件、通告、决定、决议、请示、汇报、编写的会议纪要和会议简报，均属于出文范畴。

2.党委会、厂里出文主要运用于：

发布厂区规章制度制度;

分享上级文件或根据上级领导指示精神制定的工厂文档;

发布工厂体系组织变化或干部任免事宜;

发布厂区性的巨大生产制造、技术性、运营管理、思想政治工作、生活福利等相关工作决定;

公布相关奖罚决定和通报;

别的相关厂区的重大事情;

3.党委会、厂里上行文、外出文主要运用于：

对上级机关呈送工作计划、请示报告、解决决定;

同兄弟单位联络相关工厂重要生产制造、技术性、人事劳资、物资、科学研究、基本建设、运营管理、党群工作等事项。

4.在工地日常生产制造、技术性、运营管理、党群工作中，相关工程图纸、技术文件、加工工艺改动、审核工作中、部署安排、传递上级领导指示等事宜，应按照相关制度申请办理，经主抓厂领导批准后，由负责人业务科室书面形式或口头上通知实行，一般不用厂里文件发布。

5.凡各业务科室如开工作会议所作出的决定，一般都不应出文，不注意考查，能够部门为名用《工作简讯》发会议纪要。

6.各业务科室与外企业所发生的一般业务洽谈，可以用各科室名义对外开放出函(应分别序号备查簿)无需厂里为名出文。

(四)出文程序流程与规定

第十条出文程序规定：

1.各个单位必须出文，应事前分别向党委会、厂里提交申请;

2.党委会、厂里允许出文时，主办方要以政治路线、政策及我国法案，上级领导指示或工作实际需求草拟文件原稿;

3.拟订稿件需要从厂区角度考虑，保证状况的确、见解独到、条理清晰、条理清楚、文本简练、标点恰当、书写工整。禁止应用签字笔、圆珠笔芯、红墨水和水彩笔撰写;

4.稿件拟就后，拟搞人应填附发文稿纸主页，详尽注明文件标题、推送范畴、包装印刷份额、拟稿单位和拟稿人，并签字、盖公章、校准日期和秘级;

5.两办应依据党委会、厂里要求和上级领导相关指示精神实质，有关文件要求，对稿件进行核查和修改。对修改不清楚、文本疏漏比较严重、具体内容不当之处、文件格式不一致的稿件应退还拟稿企业再次拟稿;

6.经两办核查修订后的稿件，送单位主管领导核稿(对稿件具体内容、品质承担);

7.对审批时改动比较多，妨碍打印出和归档的稿件，应当由拟搞单位再次抄录清晰;

8.须经会签的稿件，需在交货打印出前送会签单位会签;

9.稿件审批会签后，按准许权限要求各自送呈党委会、厂里领导干部核准准许审签;

10.经领导批准审签后稿件交两办机要秘书统一序号送打字室打印出;

11.文件打印清样，应当由拟稿人审校，审校工作人员需在发稿件上签名;

12.文档电脑打字后，由两办派专职人员按数包装印刷，然后由两办机要秘书派发并查验实施情况，对包装印刷质量差文件，机要秘书应回绝盖印派发。

文件管理制度11

(一) 质量文件包含各种文档、指南、安全操作规程,相关规范、标准、技术规范,实验检测品质活动内容等。

(二) 创建接收文档纪录,创建质量体系文件明细,立即搜集整理品质活动内容(试品台账、试验记录、检测报告、实验台帐等)。

(三) 质量文件由预算员创建档案分类保管好。

(四) 工程试验检测材料,由预算员伴随着工程项目进度立即梳理并协助存档存放,工程竣工后转交技术部门统一存档上交工程项目。

(五) 立即免费下载有关方面的电子文件、通知,经负责人签阅后编号备案,做为合理文档。

(六) 内部文件和资料,对别人拷贝或副本,需经负责人准许。

(七) 到期材料的消毁严格履行审批办理手续,并造册备案装档。

文件管理制度12

为了减少出文总数，提升办文速度与出文品质，充分运用文档在各类工作上的指导作用，特制订本制度。

一、文档管理具体内容主要包含：上级领导函、电、来文，平级函、电、来文，我们公司汇报下达的各种各样文档、材料。依照职责分工原则，全公司各种文档由公司办公室属地管理。

二、文书的查收

1.凡来公司公启文档(除上级领导订启的外)都由公司办公室备案查收。

2. 文书的序号存放

(1)、公司办公室对上级领导来文拆开后需及时另附“文件整理核稿单”，并归类备案序号、存放。

(2)、企业出门工作人员召开会议带到文件及材料需及时提交公司办公室登记序号存放，不可本人储存。

3. 文书的阅批与分转

(1)、凡正式文件都应由公司办公室根据文件内容与特性阅签后，由公司办公室分送承办部门阅办，文件应送呈上级领导(或上级领导)亲身阅批后分送承办部门阅办。为防止文档库存积压害人害己，一般需在当日阅签过，应急文档应立即办。

(2)、一般文、函、电等，分别由公司办公室立即分转解决。

(3)、为加快文档运行，公司办公室需在当日或第二天将文档送至上级领导和承办部门，如关系着多个各个部门，应按照批复顺序先后核稿，最晚不能超过2天(突发情况除外)。

4.文件信息核稿与催办

(1)、核稿文档应严格执行核稿范畴要求，均不得有秘级文件带回去、寝室或公共场合，也不能将文档出借别人阅看。对并未传递文件不可往外泄漏具体内容。

(2)、阅读文章文档应尽早，当日阅完后该在下班了前把文档送到公司办公室，阅批文档一般不能超过2天，阅后该签字以表承担。若有领导干部“批复”，“拟办意见”，公司办公室应责令相关部门和人员按文档所提出要求和领导批示申请办理有关事宜。

(3)、文档阅完后，应提交公司办公室，切勿边线发球。

(4)、公司办公室对文档承担催办检查督促的职责，承办部门收到文档、函电应该马上特定专职人员申请办理。均不得文档压放分散化，如果需要备查簿，应当按照企业相关规定，并征求公司办公室批准后，给予打印或摘抄，正本需及时存档资金周转。

文件管理制度13

一、综合管理部设专业人员负责文件信息管理方面，对发送的文书保证立即拆开、归类、序号登记和核稿。一般文档接到后该在当日内或次日下午前送批，应急文件或大会通知收到后马上拆封送阅。

二、一般通知、便函等应由综合管理部直接给至相关部门办理；其他文档均应缴企业领导批示后，然后由综合管理部专职人员按批复范畴开展送阅，禁止本人、单位中间自主边线发球。单位阅办后文书（包含按文件要求给出的详细信息、配件等）需及时积极主动地退还给综合管理部，以搞好文件归档工作中。

三、凡我们公司外发文件，应严格执行上级领导相关公文管理的办法及公文格式开展拟订、批发价、打印出、盖公章、给出；规定保证一文一事，按级汇报，措辞及格式规范，禁止双头主送，然后由综合管理部统一登记序号。

四、单位或者个人阅览文档，应申请办理阅览办理手续，综合管理部按时搞好文件信息取缔工作中，保证每月小取缔一次，年尾大清国退一次，取缔文件按文书档案管理相关规定收集整理，装订，存档。

五、严格执行信息保密制度，对秘级文件应严格管理方法，申请办理完成后应该马上退还，并核点份额，随时随地归档。绝密文件，仅限立即相关人员经领导批准之后在文档存放处阅读文章。

六、如文件丢失或违背信息保密制度，产生泄露的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导汇报，比较严重的应当提交领导干部给与责任者必须的解决。

文件管理制度14

第一条为充分运用技术文件在工作上的指导作用，提升办文速度与出文品质，结合公司的具体情况，特制订本制度。

第二条技术文件管理内容主要包含：产品图纸、设计方案委托书、与设计有关的相关材料、外界技术图纸等资料。

第四条技术性文件信息查收：全部技术文件都由预算员备案查收。

第五条技术性文件信息序号存放:全部技术文件都由技术性预算员归类备案序号、存放。

1.产品图纸需要由设计者、项目经理、审批人、准许人签字之后才能存档存放。

2.技术性文件信息审核应严格执行核稿类型和保密规定，均不得有密级的技术文件带回去、寝室和公共场合，也不能将技术文件出借别人阅看。对并未存档文件不可往外泄漏具体内容。

3.审核技术文件应尽早，当日审核完后该在下班了前把文档交技术性预算员，审批文件一般不能超过二天，批准后应签字。若有变更处，相关人员按文档所提出要求和批复申请办理有关事宜。

4.审核时不可随意拿走文件夹内一切文档及配件，如确系工作需求，需要办理阅览办理手续，以避免遗失泄露。

第七条出文的相关规定：技术性文件信息宣布下达都由技术性资料管理员承担。

第八条出文的范畴：在企业日常生产安全管理工作上，需相关工程图纸、技术文件等事宜，应按照相关制度申请办理，经领导批准后，由技术性资料管理员备案派发。

第九条出文程序规定：各部门必须相关应用文件材料时,生产制造、质量检验、业务流程项目及外委可持生产制造学习单领到其影印件,经盖上图纸审核章后起效；规定相互配合资料管理员做好记录作业。

第十条各个部门相关人员因工作需要阅览文档，需备案填好文档借阅登记表,经资料管理员确定后才可阅览应用。

第十一条阅览文档应严格履行阅览登记，准时偿还。不可以拆卷与在文档上勾划等。

第十二条技术性资料管理员对协办的文档应赶紧催办，应经常对这件事早已办理文件及要求期限取缔文件，开展收交取缔工作中。(一般为月底一小清，季度末一中清、年尾一总清)。若发现文件丢失，务必立即查找原因和责任人，并属实向领导汇报。

第十三条文件信息归档范围：产品图纸、与设计有关的相关材料、外界技术图纸等资料。

第十四条文档变更

1.工程图纸变更应填好设计方案变更申请表格。

2.文档变更时，规定在文档上作出统计。

3.工程图纸变更完成后要存档，同时还要填好设计方案变更通知单，经技术部经理或者其委托代理人审批后发放给各有关部门。

第十五条针对不必要、反复、落伍和没有储存使用价值文件，应经常清除造册，同时做好废止备案及申请办理申请消毁办理手续。

第十六条经审核同意消毁文件，应派专业人员负责消毁。

第十七条工程图纸派发申请表：BN/QR-423-09。

第十八条图纸文件借阅登记表：BN/QR-423-10。

第十九条文档变更申请办理/通知单：BN/QR-423-04。

文件管理制度15

一、目地

为了规范生产安全文件档案的监管，保证文件档案的完好性、合理化、合理性，使也意思将来工作推进给予参考文献和文献，特制定本制度。

二、应用领域

本制度适用与公司安全生产相关的文件档案的监管。

三、岗位职责

1、安保部承担制定本制度，并协助综合性监管。

2、各个部门承担本部门文件档案的监管，并协助监管定期检查考评；

3、各个部门专职安全员承担本部门文件档案的搜集、存档和存放，并及时将安全生产档案汇报公司安全工作部门办理备案。

四、具体内容

1、文件材料的搜集

生产安全文件档案具体内容如下所示：

（1）国家相关安全生产法律政策法规、技术标准以及其它规定；

（2）上级主管单位生产安全文档、批复文、领导干部指示材料及会议资料等；

（3）公司安全生产文档、生产安全管理制度、操作规程、安全会议记录原材料、安全性学习材料、住建局指示材料及；

（4）生产安全工作计划、汇总、汇报等；、

（5）各种各样安全活动记录、安全性管理台账、事故调查报告、安全性通报等；

（6）经销商、承包单位、施工企业材料证明等；

（7）安全设备检验、检测报告、信息等；

（8）食品卫生安全、职业卫生评价汇报等；

2、立卷归档

（1）、文件材料应依据其相互依存、储存价值分类立卷，保障的齐备、详细，能代表生产安全关键状况，便于存放和运用；

（2）、应依据文件材料的必要性，立案时间分永久性、长时间和短期内三种，开展时长梳理、归类存档；

（3）、安保部于每年1月份前对上年度的文件材料开展存档，统一储存；

（4）、各种各样文件材料按一定特点开展排序和专业化，应条理清楚、撰写页数、校准卷内文档资料目录；

（5）、不一样使用价值、不一样属性的文件材料理应差别管理方法，独立立卷；

3、档案存放

（1）、档案资料应入架、科学合理排序，防止泄露和绑扎堆积；

（2）、要采取防水、防蛀对策，避免档案资料毁坏；

4、档案借阅

（1）、文件材料档案借阅，务必执行阅览办理手续，阅览档案资料需要注意维护，不可遗失、毁坏、修改，要按期偿还，期满不可以归还者，要说明原因，并办理续借手续；

（2）、阅览的个人档案要注意保密，未经同意许可，不得擅自公布、发布或出借别人；

（3）、偿还档案资料时，由档案管理人员当众查点清晰，并且在阅览登记本上销户；

5、档案销毁

针对到期并丧失储存意义的文件材料，经企业领导批准，能够按时消毁，如果需要搞好消毁纪录；

五、有关纪录

《文件档案清单》

六、本制度由安保部制定并负表述，自公布之日起执行。