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办公设备维修申请单

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  一、 有关工作人员岗位职责:

  1、行政部门人事经理承担分配办公用品的购置、监督办公用品的应用管理方法。

  2、行政人事部行政部门内勤人员

  (1)承担新购买办公用品的工程验收进库及备案《办公设备入库登记簿》;

  (2)承担申请办理办公用品申领登记及创建代管人登记表;

  (3)承担申请办理相关办公用品短期内使用的登记;

  (4)承担分配办公用品的检修、维护保养。

  3、办公用品领用工(或使用人)承担所申领(使用)办公用品的存放、确保其正常的运转并定期维护维护保养。

  4、部门负责人承担监管本单位职工变动时的机器设备工作交接办理手续申请办理及其催促使用人偿还所使用的办公用品。

  二、 管理规定

  (一)认购程序流程

  1、申请办理

  各单位按照具体必须填好《采购申请单》,报运营副总或部门负责人准许后交至行政人事部,经行政部门人事主管审签,由行政部门外勤人员或选定的专业技术承担购置。

  2、办公用品的进库、申领及备案管理方法

  (1)行政部门外勤人员将所购置机器设备交行政人事部行政部门内勤人员工程验收进库,并填好《入库清单》,后勤管理管理人员依据明细开展核对后,彼此在明细上签名。

  (2)彼此工作交接结束后,由行政人事部行政部门内勤人员填好《办公设备入库登记薄》。

  (3)机器设备进库后,行政部门内勤人员应手机通知申领部门负责人派人前去领到办公用品;由领用工填好《设备领用清单》,行政部门内勤人员按明细把办公用品及配件发送给领用工,彼此在《设备领用清单》上签名,在其中机器设备说明书及质保卡由电脑部及运用人(留影印件)承担存放。

  (4)申领部门负责人解决本单位的新增加办公用品特定实际代管人,规定代管人填好《设备保管人登记卡》并签名。此卡一式二联,由行政部门内勤人员和机器设备代管人各持一联。

  (5)当保管人因工作中变化或其他缘故,需在所存放办公用品转交时,由部门负责人再次特定接管人,并承担监管彼此申请办理移交办理手续。代管人和接管人核对、转交办公用品的总量和运用状况。核对、转交结束后,详尽填好《设备移交清单》,部门负责人、原代管人和接管人三方在明细上签名。与此同时原代管人和接管人应到行政人事部行政部门内勤人员处申请办理《设备保管人登记卡》信息内容变动办理手续。

  (6)企业员工离职或被辞退时,行政部门内勤人员须确定其存放卡上所备案机器设备已申请办理交接办理手续,即可在《员工离职手续单》办公设备及机器设备栏内签名,行政部门人事经理需要在行政部门内勤人员签名后,即可在行政人事部意见栏内签名。

  三、 各种各样设施的检修与维护保养:

  (一)打印机

  1、由行政部门内勤人员或单位文秘存放。

  2、打印机的查看与维护保养:

  (1)存放工作人员需维持所管理方法办公用品外型清理,放置齐整。打印机应防止日光照射;空气相对湿度比较大时,打开打印机后应与此同时开启干躁电源开关。

  (2)存放工作人员每日需对打印机的运作状况开展不少于一次的查验。发现问题立即清除。没法清除时要立即通知维修中心企业开展检修。

  (3)存放工作人员每月需依据打印机说明书,对复印机开展一次内部结构清除。

  (4)文印员需严格执行机器设备应用说明书使用打印机、油印机,如因处理不当导致设施毁坏,需依据毁坏水平状况,担负一定的承担责任。

  (5)当机器设备产生没法清除的问题时,应立即与维修中心企业联络。如属需付款维修费用或拆换零件的新项目,需由代管人填好《设备维修审批单》,由行政部门人事经理审批、执行董事 经理审核,准许后才可开展检修。

  (二)、计算机、复印机

  1、代管人:专职人员用电脑专人存放。好似一台计算机、复印机有两个或两种以上应用人,由部门负责人特定人存放。

  2、 计算机、复印机的应用操纵

  (1)专职人员计算机专职人员应用。其他工作人员如因特殊情况需应用该计算机的,务必先征求地区主管或业务经理允许后才可应用。为避免文档具体内容外传,对秘密文件或密级文档需密码设置锁住,由电脑部技术工程师定期维护。

  (2)财务部门计算机、复印机仅限财务部门工作人员及技术工程师应用,其他工作人员一律不可使用。

  (3)各单位计算机、复印机应尽可能专职人员专用型。如因作业必须,须经多的人应用同一计算机时,需特定专职人员担负存放及维护保养、保养。各单位复印机需特定专职人员担负存放及维护保养、保养。

  3、 查验与维护保养

  (1)代管人需维持计算机、复印机外型清理,放置齐整。计算机、复印机应尽量减少日光照射、震动、经常电源开关及强电流量冲击性。

  (2)计算机或复印机产生问题时,应用人需立即与电脑工程师联络。为避免文档遗失,在问题缘故未知时,不可随便电源开关计算机。

  (3)电脑代管人每两月需杀毒一次网络病毒。平常,如看到计算机有应用出现异常的情况也应立即查杀病毒。

  (4)若属配置硬件毁坏,经技术工程师查清,需缴纳维修费或拆换硬件配置时,应由技术工程师填好《设备维修审批单》,交电脑部主管审批(500元下列)可开展,500元(含)以上花费须执行董事 经理审核后,即可开展。

  (5)如属错误操作导致计算机或复印机毁坏的,代管人和应用人要承担一定的承担责任。

  (三)打印机

  1、 代管人:由行政部门内勤人员或单位文秘承担存放。

  2、打印机的存放与应用

  (1)职工传真稿,应在《发出传真登记本》上备案;并在文稿传出后立即通知发表文章人。

  (2)行政部门内勤人员或单位文秘接到传真件时,应立即通知相关工作人员领到发传真。领到人需在《接收传真登记本》上备案。

  (3)职工应用企业打印机收取和发送个人材料需按外企业工作人员同规范收费标准。

  3、查验与维护保养:

  (1)行政部门内勤人员或单位文秘需维持打印机外型清理,放置齐整。不可经常开关电源电路。

  (2)行政部门内勤人员或单位文秘需时常查验打印机的运用状况,立即添加打印纸张,发现问题立即清除。

  (3)如遇没法清除的问题时,需通知维修中心企业开展检修。

  (4)当需付款维修费用或拆换零件时,需填好《设备维修审批单》报企业主管审核。

  (5)如错误操作导致打印机毁坏,代管人要承担一定的承担责任。

  (四)数码相机、摄录机、摄像机、音响设备的管理方法

  1、代管人

  数码相机、摄录机、摄像机、音响设备平常由行政部门内勤人员承担存放。在其他单位工作人员使用以上机器设备期内,由机器设备使用人负存放义务。

  2、 应用操纵

  (1)相关部门在使用以上机器设备时,需填好《设备借用申请单》由运营副总或支行(单位)运营主管签名后报行政部门人事经理审核,经批核后交行政部门内勤人员报备。

  (2)使用单位应用结束后,将机器设备交还行政部门内勤人员。

  3、 查验与维护保养

  (1)以上机器设备存放工作人员需维持机器设备的外型清理。

  (2)机器设备应储存在遮光、自然通风。如长时间不用,需由代管人每月打开1钟头,防止爱潮毁坏。

  (3)如机器设备产生毁坏,需由机器设备代管人递交书面形式表明,部门负责人签名后,交行政部门内勤人员。行政部门内勤人员填好《设备维修审批单》,附以上书面形式表明交行政部门人事经理审批,执行董事 经理审核。准许后由行政部门内勤人员联络维修中心企业查验检修。如属事故责任,机器设备代管人及运用人要承担一定的承担责任。

  (五)打卡钟的应用管理方法

  1、存放

  打卡钟由行政部门内勤人员或单位文秘承担存放。

  2、查验与维护保养

  (1)代管人应每星期最少检验一次打卡钟的运作状况,依据117报时台时长校准时长,并维持打卡钟外型清理。

  (2)当机器设备产生没法清除的问题时,需及与维修中心企业联络。如需拆换零件或付款维修费用,需由行政部门内勤人员或单位文秘填好《设备维修审批单》,运营副总或支行(单位)运营主管签名交行政部门人事经理处审核。

  (3)如属错误操作导致设施毁坏的,由代管人担负一定的承担责任。

  四、 查验与纪录

  1、《入库清单》由机器设备招标人和行政部门内勤人员各执一份,保质期三年,到期后可消毁。

  2、《办公设备入库登记簿》由行政部门内勤人员保存起来。

  3、《设备领用清单》由行政部门内勤人员和机器设备领用工各执一份,保质期三年,到期后可消毁。

  4、《设备保管人登记卡》由行政部门内勤人员和机器设备代管人各执一份,保存起来。

  5、《设备移交清单》由工作交接彼此、部门负责人、行政部门内勤人员各执一份,保存起来。

  6、《设备维修审批单》由申请者储存一年。

  7、《发出传真登记本》、《接收传真登记本》由行政部门内勤人员或单位文秘储存一年。

  8、《设备借用申请单》由行政部门内勤人员储存三年后消毁。

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