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办公室访客的接待礼仪

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  办公室外部人员过来办公室,我们要怎么做?下面是免费范文网网为大家准备的办公室访客接待礼仪,希望可以帮助大家!

  办公室访客接待礼仪

  1.行政文员负责回答访客的询问,了解来访目的,协助作好访客登记,通知相关部门人员接待。

  2.部门会议及访客接待由部门相关人员跟进。

  3.访客接待基本技能:既要机敏,又要有礼貌。要殷勤恳切,只要访客一走进办公室或办公桌前,就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客着想,仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见,就表示遗撼,并为他安排以后会见。按顺序请访客进去,可按事先安排次序或以到达先后为次序。要做好访客登记,记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系,以及通讯地址等。

  4.访客接待基本礼仪:

  4.1客人来访时,应立刻从椅子上站起来,并礼貌性招呼一声“您好”,当对方递过名片来时,应用双手接过来,并念出对方的姓名和公司名称。

  4.2引导访客到上司办公室或会客室时,在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好,避免让人看到或遗失。

  4.3在走廊、楼梯陪同访客行走时,要配合访客步调,在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作,让访客明白所往去处。

  4.4在到达目的地前,要指明“就在这里”,在打开门之前要先敲门。如果门向外开,应用手按住门,让访客先行进入并指引落座;如果门向内开,应先进入,按住门后再请访客入内。

  4.5进入室内后,应请客人坐上位(离入口较远处),并说“请坐,稍候”。退出会客室时,应以正面倒走方式退出,并关上门,挂上“访客中”字样的牌。

  4.6面谈时,应当在适当的时候端饮料(茶、咖啡、奶茶),饮料应放在盘中端出并放在访客正面的桌面上,并做出请用的手式。面谈时间过长,应当在适当时间入内添加茶水;面谈结束后,应将访客的物品交给对方,若发现访客离开后有遗忘之物,应马上上报处理。

  4.7部门接待人员在访客走后,要对会客室进行整理,处理善后事务。为了避免新访客到来久等,整理工作要利落、敏捷。如距下一位访客来临有一段时间,应先开窗通风。烟缸里如有前一位访客的烟蒂,应马上清除。总之,无论在何时,或处于何种状态,部门接待人员都应以最快捷的速度迎接访客。

  接待预约访客

  看到客户后,微笑着打招呼。如坐着,则应立即起身。

  握手和交换名片。

  将客户引到会议室。奉茶或咖啡。

  会谈。会谈结束。送客。

  接待临时访客

  确认访客所在单位、姓名、拜访对象、拜访事宜和目的。

  如本人无时间接待,尽量安排他人接待,不要让访客空手而归。如果暂时脱不开身,则请访客在指定地点等候,并按约定时间会见访客。

  看到访客后,微笑着问候,并握手和交换名片。

  如果访客找的是本人,则直接带访客到会议室会谈。

  如果访客找的是其他人,则迅速联系受访对象,告之访客的所在单位、姓名和来意。

  依受访者的指示行事:1、带到会客室。奉茶或咖啡。告之受访对象何时到。2、将访客带到办公室,将其引导给受访对象后告退。3、告诉访客,受访者不在或没空接待,请访客留下名片和资料,代为转交。约定其他时间来访。表示歉意。礼貌送客。

  奉茶或咖啡

  准备好杯子、杯垫、托盘、奶精、糖、抹布等器具。各项器具要洁净、完好无缺。

  不管份数多少,一律使用托盘端送。右手拿抹布,以便茶水或咖啡洒在桌面上时,可以立即擦拭。

  先将托盘放在桌面上,再端送给客人。若会客室关着门,应先敲门再进入。进入时面带微笑,点头示意。

  奉茶或咖啡的顺序:客人优先;职位高者在先。

  留意奉茶或咖啡的动作:双手捧杯,视状况从客人的正面或斜后方奉上。奶精和糖放在大家方便取用处。

  双手拿起托盘,后退一步,鞠躬或致意说一句“打扰了”,然后退出,把门关上。

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