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行政文员岗位职责

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  一、实行办公设备的购置、派发、管理方法

  1、新进员工时,由业务经理依据办公设备具体必须,提交申请,向行政人事签名领到。其他时长,职工急缺领到办公设备,务必签名,并写清晰申领时长、新项目、总数等。

  2、员工辞职时,业务经理应用心核对其办公设备,并到行政人事填好移交清单并签名。

  3、行政人事每月对办公设备开展一次汇总,办公用品采购正常情况下由各单位向行政人事提交申请后统一购置,独特物件购置由单位负责人、副总经理允许后再行选购。

  二、信函的收取和发送、文档材料打、打印,发传真管理方法

  1、企业全部打印出、打印文本文档工作中及信函、书报刊收取和发送管理方面由行政人事统一承担。接到信函材料由行政人事立即通知或递赠给收货人。对递送不正确的信函,退还或迁移。 发件时,由发件人填好好材料,再由行政人事实行推送。

  2、行政人事妥当存放外界带来的文档材料打印出、打印或快递公司的付款票据,并承担核查票据

  总数、额度,有利于会计清算。

  3、职工不可运用企业设备印刷或发传真与工作不相干的文档,行政人事有权利管控文化教育。

  三、实行印刷个人名片的联络、修改稿与管理方法

  1、企业名片格式统一化,由公司行政人事根据企业品牌形象整体规划并联络印刷业务。

  2、需做名片的职工,先填好个人名片印刷审批单,经业务经理签名后交给行政人事承担申请办理。

  3、个人名片印刷前需修改稿,确定个人名片职位、单位是不是相符合,名字、联络办法等需确定准确无误。自确定个人名片具体内容起,一周内,行政人事将加强的个人名片派发给个人名片印刷申请人。

  四、实行固资及低值易耗的管理方法

  1、承担对公司的固资开展汇总、备案。保证编好号、贴标签码、标明应用情况、统计分析总数、并义务到实际职工。使用人离去本企业时,公司资产交由行政人事管理方法。对必须损毁的资本开展损毁备案解决。

  2、行政人事依据汇总情况,制做《公司固定资产使用情况登记表》,发送给企业负责人。

  3、行政人事承担对复印机、打印机等其他办公用品、设备的养护保护和联络检修工作中。

  五、实行书本、文档、材料的规范管理

  1、企业全部书本应编号贴号、搞好编目、归类储放、按顺序排列齐整,立即升级申请表。

  2、企业员工借阅、领到文档材料时,务必签名备案。应标明“日期、名字、序号、项目规划、总数、偿还日期、备注名称”等。

  3、职工借阅的期限不超过一个月,行政人事应提示催还。职工离开了企业时,应偿还所领文档、材料给行政人事。书本、材料被偿还时,行政人事应备注名称表明偿还日期。

  六、活动公司证件、年审及职工社会保障卡的申请办理

  1、企业变更或申办分公司,先提前准备申请营业执照相关资料,随后到工商管理局申领企业营业执照备案申请表格;企业营业执照申请办理结束后,持企业营业执照正本及公司法人身份证扫描件申请办理机构组织机构代码;机构组织机构代码申请办理结束后,提前准备相关资料申请办理税务登记。

  2、公司年检一般从三月份逐渐,至六月底完毕。可登陆“深圳市工商行政部门消费水平管理处”网址,掌握本年度申请办理年审的必须的材料,先开展网上申请,再交实体材料到工商管理局办年审。

  3、需办理社保卡的职工,先递交“劳动保障局数码科技照相回执”,行政人事打印出“身份证制作明细”后,行政人事到社保中心四楼交费申请办理。后凭社保中心回执表领到社会保障卡。

  七、生活用水管理方法、网上订餐、订大型会议室、预定酒店、购票等

  1、依据生活用水的喝状况,立即承担企业生活用水的订送。确定送铁桶数、空桶回收利用总数。

  2、企业责任人或其他单位按照具体必须,明确提出网上订餐、订大型会议室、购票、预定酒店申请办理时,行政人事给予代办公司,结算方法依据实际情况而定。

  3、网上订餐、订大型会议室、购票、预定酒店工作中需一定的余量(购票一般提早2~3天告之行政人事,网上订餐、预定酒店一般提早1~2天,订大型会议室一般提早10~20天)。

  八、求助者招待、大型活动、员工考勤统计分析管理方法

  1、承担企业到访顾客的文明礼貌招待与服务项目。

  2、公司会议,由行政人事统一传出通知。如需高清投影,开会应搞好现场布置及设施调节。大会上述具体内容由行政人事纪录、梳理归档。会议后,行政人事承担清除主会场、查阅机器设备。帮助客户服务部,承担搞好课程内容主题活动前,宣传策划材料、条幅、食品类、杯子等有关物件的提前准备。

  3、每月需制做考勤签到表。承担职工每月病事假、事假、加班加点、晚到等考勤管理的管控与统计分析。

  九、实行公司领导交代的其他暂时性的发生事儿。

  1、优先选择进行公司领导督办的各种应急事务管理。

  2、要求期限内进行不了的,应向领导干部表明其缘故,并竭尽全力尽早进行,最后报告进行结论。

  3、有一切工作中疑惑,可利用电子邮件或谈话的方法明确提出,记牢:全透明沟通交流,工作中通畅。

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