公司内部文件管理规定（精选3篇）

公司内部文件管理规定（精选3篇）

公司内部文件管理规定 篇1

第1章 通则

第1条 目地。

根据对企业内部文件控制流程进行监管，使文档监督控制工作中更为系统软件、科学合理、标准、高效率，以确保各个部门及工作人员立即、准确地应用合理文档，提高效率。

第2条 应用领域。

本规章制度里的“文档”包含企业日常经营过程中造成或所需要的文件材料、企业经济往来文书以及企业对里公布的全部步骤、规章制度、作业标准与标准、工作指导书等。

结合公司各种文件信息特性开展竖向等级区划，可以分为以下五级文档。

第3条 管理方法职责划分。

(1)各个负责人副总经理主要从事管辖岗位职责范围之内文档进行审查、准许工作中，在其中，经理(或管理者代表)还肩负着对企业各种管理体系进行定期审查的工作职责。

(2)董事长办公室主要从事企业一级文件信息机构编写、审批，及其二级文件信息预审基层党建工作。

(3)人事行政部承担本规章制度编制、表述与修定工作中，然后由其行政专员承担企业经营、资质证书类文件材料的存放;在其中，人事行政部所辖管理体系管理室，然后由其文控员职业承担企业各种管理体系的统一序号、接收、归档、废止等监管事项。

(4)各个部门承担对各个归口管理职责和主抓业务模块的有关文件编制和团本存放工作中。

第2章 企业内部文件编码细则

第4条 企业内部文件的编号主要是由下列五个组成。

(1)第一部分：企业编号，编码为×××。

(2)第二部分：层级分类编码，编码分别是1、2、3、4、5。

(3)第三部分：类别编码，编码分别是综(公共管理类)、制(生产加工类)、市(市场营销类)、研(产品研发类)、其(其他类)等。

(4)第四一部分：小项分类代码，编码各自为主要目标(目标计划类)、人力资源(人力资源管理类)、办公室(办公室类)、总务处(总务处后勤管理类)、护卫(护卫类)、生产制造(生产制造类)、质管(质管类)、项管(项目风险管理类)、产研(新产品开发类)、其(其他类)等。

(5)第五部分：文档单号，编码为001～999。

第5条 企业内部各个文件编码实例如下所示(以人事行政部文档为例子)。

(1)一级文档：×××1—001。

(2)二级文档：×××2—综—001。

(3)三级文档：×××3—综—行政部门—001。

(4)四级文档：×××4—综—行政部门—001。

(5)五级文档：×××5—综—行政部门—001—001。

第3章 企业各个文件编制、审批、审核要求

第6条 企业一级文档，由企业董事长办公室机构相关负责人开展编写。一级文件编制结束后，须经董事长办公室负责人审批后，交给总经理审核。

第7条 企业二级文档，由相关业务流程归口部门协作步骤协同作业单位一同撰写。二级文件编制结束后，由董事长办公室机构有关部门及员工进行预审。经预审后，二级文档需缴经理审核。

第8条 企业三级文档，若其覆盖面积超出2个(含2个)工作部门，其编制管理由相关属地管理工作部门机构，并交负责人副总经理审批后，交经理审核。实际职责分工如下所示。

(1)总体目标类、方案类三级文档由董事长办公室具体负责编写，交主抓经营副总经理审批。

(2)人事部门、行政部门、总务处类三级文档由人事行政部具体负责编写，交主抓行政副总审批。

(3)财务类三级文档由财务部门具体负责编写，交主抓的会计副总经理审批。

(4)生产加工类三级文档由生产技术部机构编写，交主抓的生产副总(或场长)审批。

(5)市场营销类三级文档由市场部及相关部门机构编写，交主抓的营销副总审批。

(6)供货类三级文档由采购部门及相关部门机构编写，交主抓的经营副总经理审批。

第9条 企业四、五级文档编制、审批、审核要求如下所示表所显示。

企业四、五级文档编制、审批、审核要求表

第10条 除单位、生产车间内部文件外，其他企业内部文件在内容审查后，务必交人事行政部或管理体系管理室开展相关文本格式、文件信息可重复性与冲突性的二次审批。二次审批验收合格后，各文件编制单位即可提交有关准许人批准。

第4章 文档派发管理规范

第11条 全部企业内部公布的文档都应由人事行政部制订派发号，盖上“可控”章才可以派发。每一份文档不一样复印件务必标明不同类型的派发号，便于追朔。

第12条 管理体系应由管理体系管理室文控员承担派发管理方面，其他内部文件发放由人事行政部行政专员承担执行。

第13条 根据文件派发大批量区划，文档派发关键这两种情况：大量派发与零星派发。

(1)大量派发时，应创建《公司内部文件配置、发放与回收登记表》，并报各文档归口管理工作部门的主抓副总经理审核。

(2)零星派发时，应创建《公司内部文件发放与回收登记表》。

第14条 文档领用工需在《公司内部文件配置、发放与回收登记表》或《公司内部文件发放与回收登记表》上签名后，即可领到注有派发号或“可控”状态标识文件。

第15条 申领单位领取材料后，需及时创建《收文登记表》。

第16条 文档派发完成后，人事行政部行政专员或管理体系管理室文控员需及时对文档进行筛选、存档储存，并升级《公司内部文件清单》。

第5章 企业内部文件应用与阅览要求

第17条 文档应用单位需及时向相关负责人开展文件信息贯彻落实、学习培训，将文档放置于适度的部位(场地)，保证相关负责人能及时、准确地应用文档。

第18条 在出现以下情形时，运用单位可填好《文件领用、借阅申请表》，申请办理拆换或公开增发。

(1)文档损坏严重危害使用中。

(2)依据应用必须须新增加、重做时。

(3)数据丢失需要重新申领时。

第19条 《文件领用、借阅申请表》须经人事行政部审核后才可执行拆换或公开增发。变更或重新申领时，应用原文件分发号;公开增发时，应按照原派发号次序新增加一个派发号。

第20条 企业内部文件阅览要求如下所示。

(1)当其他企业或者个人需阅览文档时，应填好《文件领用、借阅申请表》，经人事行政部或管理体系管理室审批后，行政专员或文控员方可办理阅览办理手续，并协助追款。

(2)阅览时最长时间不能超过大半个月。

(3)企业内部各个部门、各生产车间需阅览文档时，必须经人事行政部或管理体系管理室审核和登记后，方可办理阅览办理手续。阅览时，行政专员或文控员要承担确立阅览时限与追款工作中。

第6章 企业内部文件变更、回收利用、废止与审查要求

第21条 企业内部文件在使用过程中若遇到下列情形之一的，应进行调整。

(1)企业现行标准文档与相关国家标准、国家行业标准、行业标准和法规和国家标准发生冲突时。

(2)文件信息和客户的需求相矛盾或无法满足客户要求时。

(3)文件信息具体内容有误、不适宜或可操作性不强时。

(4)有比较合适、更优秀的或者更具有可执行性的产品执行标准、操作步骤、管理方法时。

第22条 文件修改程序规定如下所示。

(1)企业一级文件修改或其他各个文档大量改动时，企业应专业创立文件修改工作组开展运行，改动完了审核、准许、派发应用及其旧文档回收利用均按本体制的协议条款实行。

(2)文档必须变更时，由文件编制单位填好《文件变更审批表》并附实际修改内容，交文档原审批人审批、原准许人审批后即可进行文档变更。

(3)文档变更由人事行政部行政专员或文控员按《文件变更审批表》承担实施。变更可采用划(改)或翻页等形式，与此同时一定要做好改动状态标识的变更，在改动处盖上“变更”章，变更应遮盖该文档发放全部场地。如采用翻页的方式，应先原未变更页面回收利用。

第23条 文档回收利用与废止要求如下所示。

(1)当文件重做或改动时，也会产生大量废止和无效文档。行政专员或文控员必须做好废止文件信息回收利用、登记和标志区别工作中。

(2)废止文档应进行定期解决。行政专员或文控员应填好《作废文件审批表》交部门负责人准许后才可解决，将废止文档保存一份，并另盖上“废止残存”标志，存档储存一年备查簿，其它的开展消毁。

第24条 文件评审要求如下所示。

(1)人事行政部主管应经常机构行政经理、行政专员等相关负责人搞好文件评审工作中。

(2)文件评审的时间也能与管理体系的管理评审紧密结合，审查基本内容目前文件信息无偏性、合理性和高效性，明确文件修改明细和文档新增加明细，以持续改善文件信息可执行性和合理性。

第7章 附录

第25条 本规章制度由人事行政部编写，解释权归人事行政部全部。

第26条 本规章制度经行政副总审批、经理批准后，自公布之日起进行实行。

公司内部文件管理规定 篇2

一、通则

1、技术资料是我们公司的关键隐秘，是我们公司可以稳定发展并在市场中维持强悍核心竞争力的重要保障，企业的技术资料归属于企业全部。

2、为加强我们公司技术资料的监管，保证文件编制的准确性、完好性，确立技术资料编制、签定、变更、储存等相关的信息，保证技术性文件信息准确性及执行有效管理，特制订本规章制度。

3、应用领域:适用我厂的技术资料的监管。

二、技术资料编制

1、技术性文件包含:技术资料就是指企业产品设计图、标准规范、档案资料和技术文档。

主要包括:

1)规划方案环节:方案设计方案、品质确保考试大纲、产品设计开发策划书、检测规定。

2)开发设计设计:电路原理图、印刷板图、商品编程手册、机械结构图、程序编写元器件烧录文档、可编元器件源代码、硬件配置编程手册、软件安装包、驱动软件、设计评审记录卡。

3)商品调节环节:商品调节指南、商品装焊统计表、商品调试记录、产品验证纪录。

4)商品维护阶段:产品设计开发汇总、手机软件操作手册、商品操作手册。

2、技术性文件信息技术标准和信息等需要符合我国技术标准和规范需求。

3、技术资料由技术开发部等相匹配单位编写，各个部门解决技术性文件信息精确性、合理化承担。

三、技术性文件信息递交

1、在产品研发整个周期内，设计者必须按技术性文件规范用心开展各类文件信息撰写工作中，以确保技术性文件信息完好性。

2、在新产品开发的不同阶段，设计者都必须要准时递交施工图纸，并储存在企业服务器中。每每施工图纸存在重大变更后，设计者都必须要重新上传文档，便于升级网络服务器中文件，确保研发工作的稳定性。

3、施工图纸的递交以starteam为标准，设计者须按照递交的文档类型递交到starteam对应的文件目录。

4、针对已提交文件，所有员工不可有意在服务器上进行删掉。

四、技术性文件信息存档

1、各负责人承担技术性文件信息审查和准许;技术资料编制务必严格遵守编写、审校、审批三级严格把关规章制度;确立各个的责、权、利。

2、技术资料必须保证菜单栏里的序号、名字、日期，设计方案、审校、审批、准许等栏内签定齐备，签定不全的技术资料不可用以存档。

3、文档签定分成纸质文件签定、电子文件签定和光碟签定。在其中，纸质文件签定需在纸质文件上笔写签定，电子文件签定则在starteam内以备注名称的形式进行签定，光碟签定即在光盘封面标签中进行整体签定。

4、各种归档文件经核对无误而且签定完成后，即可进行存档工作中。归档文件规定一式2套:一套存放公司服务器上，供查看应用;一套刻录光碟，做保存存放。

5、用于存放归档文件的光碟或者其包装盒子上应贴有标识，标识上须标明光碟的大概信息内容，如名字、序号、签定资料等。

6、归档文件时，须填好<设计项目归档资料明细>，并且对归档文件开展真实可信型详细规范化检测，验收合格后才可给与归档。

五、技术性文件信息阅览

1、一切职工中间不可擅自核稿技术资料，不可违法维持没有权限文档。

2、若因工作需要，须阅览技术资料，则需要报有关领导批准，并提交<借阅登记表>，随后即可根据所获得的受权从公司服务器上下载相对应文件开展查看。

3、针对阅览文件，不可擅自打印出、核稿，不可泄漏阅览文件信息隐秘。

4、若有突发情况需要把文档转与别人或带上出行时，需经有关领导批准。

5、文档浏览以后，需在相关负责人的监督下彻底删除阅览文档，并补充完整<阅览文档记录卡>。

六、责任追究制度

各个部门应严格执行上述规定，如果因不执行上述规定而丢失或是泄露企业的技术资料，企业将依据相关保密规定给与罚款惩罚和企业内部记过处分惩罚，剧情情况严重企业将保存追究刑事责任的权力。

公司内部文件管理规定 篇3

1.目地

为了更好标准企业各种文档发放与归档管理方法，塑造企业靠谱严谨整体形象。

2.应用领域

公司及公司各部门、各店面对里出文。

3.规范

根据企业具体规定，在遵照格式文件及规范前提下，并对文件格式及规范展开了熟练掌握。

4.具体内容

4.1企业常见文档

4.2规格型号：统一采用A4打印纸张，上下面距2.54㎝，左右边距3.17㎝。

4.3公司各部门编码：

综合管理部：ZJB;

人事行政部：RZ;

推广部:YY;

商品部：SP;

业务部：SC;

财务部门：CW;

4.4保密等级：公司文件管理分A、B、C、D、E五个保密等级

A级：绝密文件，限经理、股东会等之上组员知晓;

B级：高端文档，限业务经理之上管理方法组员知晓;

C级：初级文档，限有关部门内部结构组员及主管之上管理方法组员知晓; D级：一般文档，有限公司内部结构全体成员知晓;

E级：一般文档，有限公司内部结构及店面全体成员知晓。

5.文件信息拟稿、审核、派发与查收

5.1拟稿

5.1.1各个部门文件信息拟订由相关部门负责拟定，拟定必须做到符合我国法规和企业有关管理制度，部门领导承担文件审核。

5.1.2文章正文要状况清晰、观点明确、描述精确、构思精巧、条理清晰、直述不曲，词语标准、标点符号恰当、篇幅务求简洁明了。

5.2审核

5.2.1公司级全部出文、规章制度由总经理批准后，即可用章并运转;

5.2.2如没经审核开展出文或发文上存在显著不正确，导致不良影响的把追责负责人义务。

5.2.3充分考虑企业具体情况，企业对里应急文书先用经理核实后的电子档上传至分享并且以手机通知方法优先实际操作，后补领纸质的并查收。

5.2.4公司职能部门对单位的通知忍不需升至公司级文件信息不用为此有关要求实行。

5.3派发与查收

5.3.1公司文件派发/运转/归档都由人事部门承担

5.3.2企业文件都由各个部门负责人在原图上查收，与此同时部门领导好做单位内别的职工的文件流转工作中。

6.起效日期

6.1本管理制度自20xx年4月8日起执行。

6.2本规章制度最终解释权归人事部门承担